Belegpflicht

Die Belegpflicht ist die Pflicht, geschäftliche und beruflich veranlasste Ausgaben durch geeignete Belege nachzuweisen. Sie ist eine zentrale Voraussetzung dafür, dass Betriebsausgaben und Werbungskosten steuerlich anerkannt werden. In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg.

Was gilt als Beleg?

Belege sind vor allem Rechnungen, Quittungen und Kassenbons, aus denen Art, Betrag, Datum und Anlass der Ausgabe hervorgehen. Digitale Belege, etwa fotografierte Quittungen oder elektronisch empfangene Rechnungen, sind zulässig, wenn sie vollständig, lesbar und unveränderbar aufbewahrt werden.

Belegpflicht bei Reisekosten

Bei Reisekosten betrifft die Belegpflicht vor allem Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Für den Verpflegungsmehraufwand gelten dagegen Pauschalen, für die kein Einzelbeleg nötig ist; nachzuweisen sind dann Zeiten und Reiseziel. Auch Fahrten mit dem eigenen Pkw werden pauschal pro Kilometer erstattet. Mehr dazu unter Länderpauschalen und Auswärtstätigkeit.

Wenn der Beleg fehlt

Ohne Beleg erkennt das Finanzamt eine Ausgabe in der Regel nicht an. Geht ein Beleg verloren oder gibt es keinen, etwa bei Parkautomaten ohne Quittung oder Trinkgeld, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg helfen. Eine Vorsteuer lässt sich aus einem Eigenbeleg aber nicht ziehen.

Aufbewahrungsfristen

Buchungsbelege, also auch Reisekostenbelege, müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Das gilt für Papier und für digitale Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Belegpflicht in der Praxis

Die vollständige Erfassung von Belegen ist eine der größten Herausforderungen in der Buchhaltung. Fehlende oder unleserliche Belege führen zu Rückfragen und steuerlichen Nachteilen. Mit Spesenfuchs fotografieren Sie Belege direkt, sie werden zentral gespeichert und hängen an der jeweiligen Ausgabe oder Reise.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen, § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, BMF-Schreiben GoBD (14.07.2025)