Definition und Bedeutung

Ein Genehmigungsworkflow ist ein strukturierter Prozess zur Prüfung und Freigabe von Ausgaben oder Reisen innerhalb eines Unternehmens. Er stellt sicher, dass Ausgaben vor der Weiterleitung an die Buchhaltung von autorisierten Personen überprüft und genehmigt werden, wodurch Transparenz und Kontrolle im Ausgabenmanagement gewährleistet sind.

Genehmigungsworkflow in Spesenfuchs

Spesenfuchs bietet einen 1-stufigen Genehmigungsworkflow, bei dem Mitarbeiter ihre Reisen oder Ausgaben zur Prüfung an einen definierten Vorgesetzten senden. Der Vorgesetzte erhält sowohl auf dem Dashboard als auch per E-Mail eine Benachrichtigung über die anstehende Prüfung. Nach der Überprüfung kann der Vorgesetzte die Reise freigeben oder mit einer Begründung ablehnen. Der Mitarbeiter wird über die Entscheidung ebenfalls per Dashboard und E-Mail informiert.

Weitere Informationen finden Sie auf der Funktionsseite von Spesenfuchs.

Benachrichtigungen und E-Mail-Integration

Während des Genehmigungsprozesses versendet Spesenfuchs automatisch E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen. Optional kann auch eine dritte Person, wie beispielsweise die Buchhaltung, über Freigaben informiert werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen den Beteiligten und sorgt für einen effizienten Ablauf.

Details zu den E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie im Support-Artikel von Spesenfuchs.

Einrichtung des Genehmigungsworkflows

Um den Genehmigungsworkflow in Spesenfuchs zu nutzen, müssen Mitarbeiter einem Vorgesetzten zugeordnet werden. Dies erfolgt über die Benutzerverwaltung, indem dem Vorgesetzten entsprechende Rollen und Rechte zugewiesen werden. Mitarbeiter ohne zugewiesenen Vorgesetzten können ihre Ausgaben direkt selbst freigeben.

Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung finden Sie im Support-Bereich von Spesenfuchs.

Genehmigungsansicht und Statusverfolgung

Vorgesetzte nutzen die Genehmigungsansicht unter dem Menüpunkt „Team“ → „Prüfen und Freigabe“, um alle anstehenden Prüfungen einzusehen. Die Ansicht ist in zwei Bereiche unterteilt: „In Prüfung“ für ausstehende Genehmigungen und „Freigegeben“ für bereits genehmigte Ausgaben der letzten 180 Tage. Diese Struktur ermöglicht eine transparente und effiziente Verwaltung der Genehmigungsprozesse.

Weitere Informationen zur Genehmigungsansicht finden Sie im Support-Artikel von Spesenfuchs.

Videoanleitung

Für eine visuelle Erklärung des Genehmigungsworkflows bietet Spesenfuchs ein Video-Tutorial an, das die einzelnen Schritte des Prozesses detailliert erläutert.

Das Video finden Sie hier: Video Genehmigungsworkflow.