Genehmigungs­workflow

Ein Genehmigungsworkflow ist ein festgelegter Ablauf zur Prüfung und Freigabe von Ausgaben oder Reisen in einem Unternehmen. Er stellt sicher, dass Reisekosten und Belege von berechtigten Personen geprüft werden, bevor sie an die Buchhaltung gehen. Das schafft Transparenz und Kontrolle im Ausgabenmanagement.

So läuft ein Genehmigungsworkflow ab

1. Mitarbeitende erfassen ihre Reise oder Ausgabe und reichen sie zur Prüfung ein.
2. Die zuständigen Genehmiger werden benachrichtigt und prüfen Belege, Beträge und Anlass.
3. Sie geben frei oder lehnen mit Begründung ab.
4. Freigegebene Ausgaben werden erstattet und an die Buchhaltung übergeben, abgelehnte können korrigiert und erneut eingereicht werden.

Genehmigungsworkflow in Spesenfuchs

In Spesenfuchs reichen Mitarbeiter ihre Reisen und Einzelbelege zur Prüfung ein. Für jeden Mitarbeiter legen Sie fest, wer seine Ausgaben prüft, eine Person oder mehrere Genehmiger. Bei mehreren Genehmigern bestimmen Sie zusätzlich die Genehmigungsregel:

• Eine Genehmigung genügt: Die Ausgabe ist freigegeben, sobald der erste Genehmiger zugestimmt hat.
• Alle müssen genehmigen: Die Ausgabe ist erst freigegeben, wenn jeder zugeordnete Genehmiger zugestimmt hat.

Die Regel gilt für alle Ausgaben des jeweiligen Mitarbeiters. Lehnt ein Genehmiger ab, ist die Prüfung beendet; eine Begründung ist dabei Pflicht. Der Mitarbeiter kann die Ausgabe korrigieren und erneut einreichen, dann entscheiden alle Genehmiger erneut.

Alle Möglichkeiten finden Sie auf der Funktionsseite Genehmigungsworkflow.

Benachrichtigungen per E-Mail

Bei der Einreichung erhalten die Genehmiger eine E-Mail und sehen die Ausgabe auf ihrem Dashboard. Ist eine Ausgabe vollständig freigegeben oder abgelehnt, wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert, jeweils mit allen Bemerkungen der Genehmiger. Optional kann bei Freigaben auch eine dritte Person, etwa die Buchhaltung, informiert werden. Teilfreigaben bei der Regel „Alle müssen genehmigen“ lösen keine E-Mail aus.

Details finden Sie im Support-Artikel zu den E-Mail-Benachrichtigungen.

Einrichtung

Genehmiger und Genehmigungsregel legen Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters im Bereich „Prüfung/Freigabe“ fest. Mitarbeiter ohne zugeordneten Genehmiger geben ihre Ausgaben direkt selbst frei.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Support-Artikel zur Einrichtung.

Genehmigungsansicht und Statusverfolgung

Genehmiger finden alle anstehenden Prüfungen unter „Team“ im Bereich „Prüfen und Freigabe“. Im Bereich „In Prüfung“ zeigt der Filter „Meine offenen Prüfungen“ genau die Ausgaben, bei denen ihre Entscheidung noch fehlt; „Freigegeben“ listet die freigegebenen Ausgaben der letzten 180 Tage. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Genehmiger bereits zugestimmt haben, und der Verlauf dokumentiert jede Entscheidung mit Datum, Uhrzeit und Bemerkung. Auf Wunsch erscheinen die Genehmigungen zusätzlich als eigene Tabelle im PDF-Bericht. Mitarbeiter sehen den Stand ihrer Ausgaben jederzeit auf ihrem Dashboard.

Mehr zur Ansicht im Support-Artikel zur Genehmigungsansicht.