Mahlzeiten­abzug

Der Mahlzeitenabzug ist die gesetzlich vorgeschriebene Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf einer beruflichen Reise eine Mahlzeit gestellt wird. So wird verhindert, dass Verpflegung doppelt steuerlich begünstigt wird.

Gesetzliche Grundlage

Nach § 9 Abs. 4a EStG wird die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand gekürzt, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit stellt. Das gilt etwa für das Frühstück in einem Hotel, das der Arbeitgeber gebucht und bezahlt hat, oder für das Mittagessen bei einer Schulung, die er veranstaltet.

Kürzungsbeträge

Die Kürzung erfolgt pauschal, unabhängig davon, was die Mahlzeit tatsächlich gekostet hat. Grundlage ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag. Im Inland gelten (Stand 2026):

• Frühstück: 20 %, also 5,60 €
• Mittagessen: 40 %, also 11,20 €
• Abendessen: 40 %, also 11,20 €

Im Ausland gelten dieselben Prozentsätze vom vollen Tagessatz des jeweiligen Landes. Die Pauschale eines Tages kann höchstens auf 0 € sinken.

Praxisbeispiel

Bekommt ein Mitarbeiter auf einer eintägigen Reise mit mehr als acht Stunden Abwesenheit vom Veranstalter, den der Arbeitgeber gebucht hat, ein Mittagessen, wird die Pauschale von 14 € um 11,20 € gekürzt. Steuerfrei erstattet werden dann noch 2,80 €.

Wann wird nicht gekürzt?

Keine Kürzung gibt es, wenn Sie die Mahlzeit selbst bezahlen, oder wenn ein Geschäftspartner Sie aus eigenem Anlass einlädt, ohne dass Ihr Arbeitgeber das veranlasst hat. Zahlt der Mitarbeitende für die gestellte Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieser Betrag die Kürzung. Mehr zum Frühstück im Hotel lesen Sie unter Frühstück, zur Bewirtung unter Bewirtungskosten.

Mahlzeitenabzug in Spesenfuchs

In Spesenfuchs markieren Sie gestellte Mahlzeiten in der Reise auf der Seite „Tage“. Die Verpflegungspauschale wird dann automatisch gekürzt, bei eintägigen wie bei mehrtägigen Reisen und im Ausland mit dem Satz des Landes. Abwesenheitszeiten und die Mitternachtsregel werden dabei berücksichtigt.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 9 Abs. 4a EStG, BMF-Schreiben Reisekosten von Arbeitnehmern (LStH 2026, Anhang 25 III)