Der Mahlzeitenabzug bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn einem Arbeitnehmer oder Selbstständigen während einer Dienstreise eine Mahlzeit gestellt wird. Ziel ist es, eine doppelte steuerliche Begünstigung zu vermeiden.

Gesetzliche Grundlage

Gemäß den Regelungen im § 9 EStG dürfen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand nur dann steuerfrei ausgezahlt werden, wenn dem Reisenden keine Mahlzeiten zur Verfügung gestellt wurden. Wird dennoch eine Mahlzeit gewährt, ist die Pauschale entsprechend zu kürzen.

Kürzungsbeträge

Die Kürzung erfolgt nach festen, bundeseinheitlichen Werten – unabhängig davon, was die Mahlzeit tatsächlich gekostet hat. Derzeit gelten folgende Kürzungssätze pro Tag (Stand: 2025):

• Frühstück: 5,60 €
• Mittagessen: 11,20 €
• Abendessen: 11,20 €

Diese Beträge sind den offiziellen Angaben des Bundesfinanzministeriums entnommen: BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten 2025 (PDF).

Die Kürzung gilt auch dann, wenn die Verpflegung durch den Arbeitgeber, den Kunden oder ein Hotel im Rahmen der Übernachtung gestellt wird.

Praxisbeispiel

Erhält ein Mitarbeiter auf einer eintägigen Dienstreise ein Mittagessen vom Veranstalter, so ist bei der Auszahlung der Verpflegungspauschale von 14 € der Betrag von 11,20 € abzuziehen. Der Mitarbeiter erhält somit lediglich 2,80 € steuerfrei erstattet.

Mahlzeitenabzug in Spesenfuchs

Mit Spesenfuchs können Sie Verpflegungspauschalen automatisch erfassen und den Mahlzeitenabzug korrekt berücksichtigen. Bei Angabe von gestellten Mahlzeiten werden die Pauschalen automatisch gekürzt – sowohl bei Tages- als auch bei mehrtägigen Reisen. Auch Anreisetage und Abwesenheitszeiten werden dabei berücksichtigt.

Weitere Hinweise

Der Mahlzeitenabzug gilt ausschließlich für gestellte Mahlzeiten. Kosten, die der Reisende selbst getragen hat, berechtigen zur ungekürzten Pauschale. Wichtig ist die Dokumentation – etwa über Hotelrechnungen mit Frühstück oder Seminarunterlagen mit Verpflegungsangabe.