Datensicherheit
Definition und Bedeutung
Datensicherheit beschreibt den Schutz von digitalen Informationen vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder technischen Störungen. Im Kontext der Buchhaltung ist Datensicherheit entscheidend, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sensible Belegdaten zu schützen und eine sichere Archivierung sicherzustellen.
Technische Maßnahmen
Zu den grundlegenden Maßnahmen zählen verschlüsselte Datenübertragung (z. B. TLS), sichere Serverstandorte, rollenbasierte Nutzerrechte sowie regelmäßige Backups. Cloud-Dienste wie Spesenfuchs setzen dabei auf zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, um sowohl technische als auch organisatorische Schutzmaßnahmen umzusetzen.
Relevanz für Buchhaltung und Steuerrecht
Die GoBD fordern eine nachvollziehbare und unveränderbare Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten. Neben dem Beleg selbst betrifft das auch Metadaten wie Belegdatum oder die Protokollierung von Exporten. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt muss die Integrität und Authentizität der Daten nachweisbar sein.
Datensicherheit in Spesenfuchs
Spesenfuchs speichert alle Daten verschlüsselt und auf Servern in Deutschland. Rollen- und Benutzerrechte können individuell vergeben werden, um unberechtigte Zugriffe zu vermeiden. Beim Export werden die Daten vollständig GoBD-konform bereitgestellt – inklusive Originalbelegen und technischer Schutzmaßnahmen zur Datenintegrität. Weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung finden Sie in der Erklärung zur Auftragsverarbeitung (PDF).
Typische Fehler
- Belege werden lokal gespeichert und sind nicht gesichert
- Zugriffsrechte im Team sind nicht klar geregelt
- Keine zentrale Speicherung mit Backup-System
