Fahrtkosten

Fahrtkosten sind Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten, etwa mit dem eigenen Fahrzeug, mit Bahn, Bus oder Flugzeug, mit Taxi oder Mietwagen. Die Erstattung heißt umgangssprachlich auch Fahrgeld, Fahrtkostenersatz oder Fahrtkostenpauschale. Fahrtkosten sind ein zentraler Teil der Reisekostenabrechnung und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder steuerlich abgezogen werden.

Beruflich veranlasste Fahrten

Typisch sind Geschäftsreisen, Fahrten zu Kunden oder zu auswärtigen Einsatzorten sowie Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit. Entscheidend ist, dass die Fahrt nicht zur ersten Tätigkeitsstätte führt, denn dafür gilt die Entfernungspauschale. Nur Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte sind Reisekosten.

Fahrtkosten pro km und nach Beleg

• Eigener Pkw: pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Kilometerpauschale), ohne Einzelnachweis der Kosten.
• Motorrad, Motorroller, Moped: pauschal 0,20 € pro Kilometer.
• Fahrrad und E-Bike: keine Kilometerpauschale, nur die tatsächlichen Kosten.
• Bahn, Bus, Flug, Taxi, Mietwagen: die tatsächlichen Kosten laut Ticket oder Rechnung.
• Firmenwagen: Hier entstehen dem Mitarbeitenden keine eigenen Fahrtkosten, eine Kilometerpauschale gibt es dafür nicht.

Erstattung oder steuerlicher Abzug

Der Arbeitgeber kann Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Erstattet er nichts, setzen Angestellte sie als Werbungskosten an, Selbstständige als Betriebsausgaben. Voraussetzung ist immer, dass die Fahrt beruflich veranlasst und dokumentiert ist. Zahlt der Arbeitgeber mehr als 0,30 € pro Kilometer, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Dokumentation der Fahrtkosten

Für die Anerkennung brauchen Sie Datum, Ziel, Zweck, gefahrene Kilometer und das Verkehrsmittel. In Spesenfuchs erfassen Sie Fahrten digital, der Kilometersatz wird automatisch angewendet, auch ein eigener Satz je Mitarbeiter ist möglich. Die Daten gehen direkt an die Buchhaltung oder per DATEV-Export an die Steuerberatung.

Abgrenzung zur Entfernungspauschale

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fallen unter die Entfernungspauschale und gehören nicht in die Reisekostenabrechnung. Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, also auch für Fahrten mit dem Fahrrad. Den Vergleich finden Sie im Beitrag Unterschied zwischen Entfernungspauschale und Kilometergeld.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 9 EStG, § 5 BRKG – Wegstreckenentschädigung (0,30 € und 0,20 € je km), BMF-Schreiben Reisekosten von Arbeitnehmern (LStH 2026, Anhang 25 III)