Auslagen­ersatz

Auslagenersatz ist die Erstattung von Kosten, die Beschäftigte für ihren Arbeitgeber zunächst aus eigener Tasche bezahlt haben. Typische Fälle sind kleinere Anschaffungen, Porto, Parkgebühren oder Bewirtungen im Namen des Unternehmens. Auslagenersatz ist kein Arbeitslohn, sondern die Rückzahlung tatsächlich entstandener Kosten.

Voraussetzungen

Steuerfrei ist Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG, wenn der Mitarbeitende die Ausgabe für Rechnung des Arbeitgebers gemacht hat, im eigenen oder im Namen des Arbeitgebers, und darüber einzeln abgerechnet wird. Die Kosten dürfen nicht im eigenen Interesse des Mitarbeitenden entstanden sein, und sie müssen belegt werden.

Typische Beispiele

• Büromaterial, Porto oder kleine Anschaffungen für das Unternehmen
• Parkgebühren, Eintritts- oder Teilnahmegebühren
• Bewirtungen von Geschäftspartnern im Namen des Unternehmens
• Telefonkosten für das Unternehmen

Reisekosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten werden meist nach einer eigenen Vorschrift (§ 3 Nr. 16 EStG) steuerfrei erstattet, im Alltag spricht man aber oft auch hier von Auslagen. Mehr dazu unter Barauslagen.

Abgrenzung zu Spesen und Pauschalen

Beim Auslagenersatz werden konkrete, belegte Kosten erstattet. Spesenpauschalen wie die Verpflegungspauschale werden dagegen in fester Höhe gezahlt, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Oft kommt beides zusammen vor, etwa wenn Verpflegung pauschal und das Hotel gegen Beleg erstattet wird. Mehr dazu in der Spesenabrechnung.

Pauschaler Auslagenersatz

Pauschaler Auslagenersatz ohne Einzelnachweis ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausnahmsweise bleibt er steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Mitarbeitende die tatsächlichen Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweist. Für Telefon und Internet gilt eine Vereinfachung: Ohne Einzelnachweis sind bis zu 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat, steuerfrei.

Auslagenersatz digital erfassen

In Spesenfuchs erfassen Sie Auslagen als Einzelbeleg oder innerhalb einer Reise. Über die Zahlungsart ist festgelegt, ob der Betrag erstattet wird, der Genehmigungsworkflow regelt die Freigabe, und die Daten gehen direkt an die Buchhaltung.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 3 EStG – Steuerfreie Einnahmen, R 3.50 LStR – Durchlaufende Gelder, Auslagenersatz (LStH 2026), Gabler Wirtschaftslexikon: Auslagenersatz