Beleg­upload

Der Belegupload ist das digitale Hochladen von Belegen wie Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons in ein Abrechnungs- oder Buchhaltungssystem. Er ersetzt zunehmend die Belegsammlung auf Papier und ist ein zentraler Bestandteil digitaler Reisekosten- und Spesenprozesse.

Durch den Upload werden Ausgaben zeitnah dokumentiert, Belege sicher gespeichert und direkt mit Abrechnungen oder Buchungen verknüpft.

Welche Belege können hochgeladen werden?

Papierbelege werden fotografiert oder gescannt und als Datei hochgeladen. Digitale Belege wie PDF-Rechnungen oder E-Rechnungen werden direkt aus E-Mails oder Kundenportalen übernommen. Bei E-Rechnungen ist das elektronische Original aufzubewahren, ein Ausdruck reicht nicht.

Belegupload und Belegpflicht

Der Belegupload hilft, die Belegpflicht zu erfüllen: Ausgaben sind vollständig und nachvollziehbar dokumentiert. Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist, dass die hochgeladenen Belege vollständig, lesbar und unveränderbar archiviert werden.

Papierbeleg nach dem Upload vernichten?

Nach den GoBD dürfen Papierbelege nach dem Scannen grundsätzlich vernichtet werden (ersetzendes Scannen), wenn das digitale Abbild bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Ausnahmen können für einzelne Unterlagen gelten, und manche Arbeitgeber verlangen die Originale. Klären Sie das am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Belegupload bei Reisekosten und Spesen

Bei Reisekosten und Spesenabrechnungen lassen sich hochgeladene Belege direkt einzelnen Reisen, Ausgabenarten oder Zeiträumen zuordnen. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Freigaben und vereinfacht die Buchhaltung.

Belegupload in der Praxis

Hochgeladen wird meist mobil per App oder im Browser. In Spesenfuchs fotografieren Sie Belege mit der App oder laden sie im Browser hoch, die KI liest Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus, und der Beleg hängt direkt an der Reise oder Abrechnung.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen, § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, BMF-Schreiben GoBD (14.07.2025), BMF-Schreiben zur E-Rechnung (15.10.2026)