Barauslagen sind Ausgaben, die eine Person im Rahmen einer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit zunächst aus eigenen finanziellen Mitteln bezahlt und später vom Unternehmen oder Auftraggeber erstattet bekommt. Sie entstehen häufig im Zusammenhang mit Reisen, Besorgungen oder laufenden betrieblichen Tätigkeiten.
Typisch für Barauslagen ist, dass sie im Namen des Unternehmens oder im betrieblichen Interesse erfolgen, die Zahlung jedoch privat vorfinanziert wird.
Typische Beispiele für Barauslagen
Zu den klassischen Barauslagen zählen unter anderem Parkgebühren, Taxi- oder ÖPNV-Kosten, kleinere Bewirtungsausgaben, Porto, Büromaterial, Eintrittsgelder oder Mautgebühren.
Auch Reisekosten, die im Rahmen einer Auswärtstätigkeit entstehen und privat bezahlt werden, gelten regelmäßig als Barauslagen.
Abgrenzung zu Spesen und Pauschalen
Barauslagen unterscheiden sich von Spesenpauschalen dadurch, dass sie konkret angefallene Kosten betreffen, die grundsätzlich belegbar sind. Pauschalen werden hingegen unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben in festgelegter Höhe angesetzt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Lexikon unter Auslagenersatz und Spesenabrechnung.
Steuerliche Behandlung von Barauslagen
Werden Barauslagen ordnungsgemäß nachgewiesen und im betrieblichen Interesse erstattet, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Für das Unternehmen stellen die erstatteten Beträge Betriebsausgaben dar.
Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist eine nachvollziehbare Dokumentation, insbesondere durch Belege sowie Angaben zum Anlass und zur betrieblichen Veranlassung.
Barauslagen in der Praxis
In der Praxis werden Barauslagen häufig im Rahmen einer Reisekosten- oder Spesenabrechnung geltend gemacht. Unvollständige Belege oder fehlende Angaben führen dabei regelmäßig zu Rückfragen oder Verzögerungen.
Digitale Reisekostenlösungen wie Spesenfuchs unterstützen Sie dabei, Barauslagen strukturiert zu erfassen, Belege digital zu dokumentieren und die Erstattung transparent und nachvollziehbar abzuwickeln.
