Definition und Bedeutung

Ein Abrechnungsformular ist ein strukturiertes Dokument, mit dem Reisekosten, Spesen oder sonstige beruflich veranlasste Auslagen systematisch erfasst und zur Erstattung eingereicht werden können. Es bildet alle relevanten Informationen wie Reisedatum, Ziel, Anlass, Abwesenheitsdauer, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungen und Belege ab. Solche Formulare dienen der internen Abwicklung und gleichzeitig der steuerlich korrekten Dokumentation.

Einsatzbereiche

Abrechnungsformulare kommen in Unternehmen, im öffentlichen Dienst sowie bei Selbstständigen zum Einsatz. Sie können papierbasiert oder digital sein und müssen alle Angaben enthalten, die für eine Reisekostenabrechnung oder Spesenabrechnung notwendig sind. Im digitalen Umfeld werden sie zunehmend durch automatisierte Lösungen ersetzt.

Inhalte eines typischen Abrechnungsformulars

• Angaben zur Person bzw. zum Unternehmen
• Reisezeitraum und Ziel der Reise
• Abwesenheitszeiten und Zweck der Auswärtstätigkeit
• Verpflegungspauschalen gemäß Abwesenheitspauschale
• Fahrtkosten (z. B. Kilometergeld, Bahn, Taxi)
• Übernachtungskosten mit Belegnachweis
• Weitere Auslagen wie Maut, Parken, Tickets
• Belegliste oder -anhang zur Prüfung

Rechtlicher Rahmen

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, ein bestimmtes Abrechnungsformular zu verwenden. Allerdings müssen die Angaben vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher sein – insbesondere im Hinblick auf die GoBD. Bei Betriebsprüfungen wird oft auf die Vollständigkeit und Plausibilität der Angaben geachtet.

Funktion in Spesenfuchs

Spesenfuchs ersetzt klassische Abrechnungsformulare durch eine digitale Oberfläche, die alle relevanten Angaben automatisch erfasst oder berechnet. Nutzerinnen und Nutzer erfassen ihre Reise und Abwesenheitszeiten direkt im System, Spesenfuchs leitet daraus automatisch Verpflegungspauschalen und Erstattungsbeträge ab. Die strukturierte Eingabe ersetzt das manuelle Formular vollständig – inklusive Belegupload und Statusverfolgung. Export- und Druckfunktionen stehen optional zur Verfügung.

Typische Fehler

• Unvollständige Angaben (z. B. fehlende Uhrzeiten oder Belege)
• Fehlende Genehmigung bei papierbasierten Formularen
• Nicht plausible Kombination aus Reisezeiten, Ziel und Kosten
• Veraltete Formulare ohne aktuelle Pauschalen