Definition und Bedeutung

Ein Fremdwährungsbeleg ist ein Beleg, der im Ausland ausgestellt wurde und entweder in einer anderen Währung als Euro oder in Euro selbst ausgewiesen ist. Solche Belege entstehen typischerweise bei Ausgaben während einer Auslandsreise und müssen bei der Reisekostenabrechnung oder Buchhaltung korrekt dokumentiert und – bei Fremdwährung – in Euro umgerechnet werden, um steuerlich anerkannt zu werden.

Erforderliche Angaben auf dem Beleg

Ein Fremdwährungsbeleg sollte alle üblichen Pflichtangaben enthalten: Datum, Betrag, Währung, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung und gegebenenfalls Mehrwertsteuer. Insbesondere die Angabe der Fremdwährung und des Betrags ist entscheidend für die spätere Umrechnung. Wenn der Beleg keine Währungsangabe enthält, kann er möglicherweise nicht als ordnungsgemäß anerkannt werden.

Umrechnung in Euro

Für die Umrechnung des Betrags in Euro ist der amtliche Devisenkurs zum Zeitpunkt der Zahlung maßgeblich. Alternativ darf auch der im Kreditkarten- oder Bankauszug angegebene Umrechnungskurs verwendet werden, sofern die Zahlung über ein Konto erfolgte. Die Umrechnung muss nachvollziehbar und belegbar sein. Ein einheitlicher Tageskurs der Europäischen Zentralbank (EZB) oder ein dokumentierter Kurs der Hausbank sind zulässig.

Praxis bei der Reisekostenabrechnung

Bei Geschäftsreisen ins Ausland fallen regelmäßig Fremdwährungsbelege an – zum Beispiel für Hotel, Taxi, Verpflegung oder Mautgebühren. Diese müssen bei der Abrechnung in Euro umgerechnet und mit den übrigen Reisebelegen zusammen eingereicht werden. Bei der Nutzung digitaler Tools wie Spesenfuchs kann die Umrechnung direkt im System erfolgen. Der Originalbetrag in Fremdwährung und der Umrechnungskurs bleiben dabei transparent nachvollziehbar.

Dokumentation und Nachweispflicht

Für die steuerliche Anerkennung ist es wichtig, sowohl den Fremdwährungsbeleg als auch die zugrunde liegende Umrechnung zu dokumentieren. Idealerweise wird ein Kontoauszug, eine Kreditkartenabrechnung oder eine offizielle Kursquelle beigefügt. Mit Spesenfuchs können Sie Fremdwährungsbelege erfassen, die Umrechnung dokumentieren und die Daten über verschiedene Exportschnittstellen an Ihre Buchhaltung übergeben.

Rechtliche Grundlage

Die gesetzlichen Regelungen zur Umrechnung ausländischer Währungen ergeben sich aus § 11 EStG sowie aus den GoBD. Für die exakte Anwendung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die Nachvollziehbarkeit der Belegverarbeitung.