Abrechnungspauschalen
Abrechnungspauschalen sind feste Pauschalbeträge, die für bestimmte Arten von Auslagen oder Leistungen im Rahmen einer Reisekostenabrechnung angesetzt werden können. Sie dienen der Vereinfachung, da sie eine Einzelbelegpflicht ersetzen und in vielen Fällen steuerlich anerkannt sind – vorausgesetzt, die Voraussetzungen nach Einkommensteuergesetz und BMF-Verwaltungspraxis sind erfüllt.
Typische Abrechnungspauschalen
- Verpflegungspauschalen (z. B. 14 €/28 € bei Inlandsreisen nach § 9 Abs. 4a EStG)
- Fahrtkostenpauschalen (z. B. 0,30 €/km für private Kfz-Nutzung bei beruflich veranlassten Fahrten)
- Übernachtungspauschalen für Angestellte, wenn kein Hotelbeleg eingereicht wird (20 €/Nacht im Inland, Stand 2025)
Rechtlicher Hintergrund
Die Anwendung von Abrechnungspauschalen basiert auf § 9 EStG sowie auf den Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums, insbesondere den jährlichen Hinweisen in der Lohnsteuerhilfe 2025. Dort wird definiert, unter welchen Bedingungen Pauschalen steuerfrei anerkannt werden und wann ein Einzelnachweis erforderlich ist.
Relevanz für Unternehmen und Selbstständige
Abrechnungspauschalen helfen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und klare Standards bei der Erstattung von dienstlich veranlassten Auslagen zu schaffen. Für Unternehmen ist die pauschale Erstattung in vielen Fällen steuerlich begünstigt, wenn sie korrekt angesetzt wird. Selbstständige dürfen Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschalen ebenfalls als Betriebsausgaben geltend machen, müssen bei Übernachtungen aber stets einen Beleg vorlegen.
Funktion in Spesenfuchs
Spesenfuchs erkennt automatisch, ob für eine Reise eine Pauschale anwendbar ist – zum Beispiel bei einer mehr als 8-stündigen Abwesenheit. Anhand der erfassten Daten wie Uhrzeit, Zielort und Reisedauer wird die passende Verpflegungspauschale berechnet. Bei Übernachtungskosten prüft Spesenfuchs, ob der eingetragene Hotelbeleg über dem Pauschalbetrag von 20 € liegt. Ist die Pauschale günstiger, wird dies in der Übersicht als Hinweis angezeigt – die Entscheidung über die Abrechnung bleibt beim Nutzer. Die Nutzung pauschaler Kilometersätze ist ebenfalls möglich; individuell angepasste Sätze werden entsprechend den steuerlichen Vorgaben behandelt.
Typische Fehler
- Doppelte Abrechnung: Pauschale angesetzt, obwohl tatsächliche Kosten erstattet wurden
- Keine Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten
- Falsche Anwendung bei Auslandsreisen mit abweichenden Pauschbeträgen
Externe Quellen und weiterführende Informationen
