Abzugsfähige Bewirtungs­kosten

Bewirtungskosten sind Ausgaben für Speisen und Getränke, mit denen ein Unternehmen Gäste bewirtet. Wie viel davon steuerlich abzugsfähig ist, hängt davon ab, wer bewirtet wird und aus welchem Anlass. Die Regel steht in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe abziehbar.

Wann sind Bewirtungskosten zu 70 % abzugsfähig?

Werden Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind 70 % der angemessenen Kosten abziehbar. Das gilt auch für den Anteil, der auf die eigenen Teilnehmer aus dem Unternehmen entfällt. Typische Fälle sind ein Geschäftsessen mit Kunden oder ein Mittagessen während einer Vertragsverhandlung.

Wann sind Bewirtungskosten zu 100 % abzugsfähig?

• Mitarbeiterbewirtung: Werden nur eigene Mitarbeiter bewirtet, etwa bei einem Arbeitsessen im Team, einer internen Schulung oder einer Betriebsveranstaltung, sind die Kosten voll abziehbar. Für die Mitarbeiter kann das aber Arbeitslohn sein, zum Beispiel bei einer Betriebsveranstaltung über dem Freibetrag von 110 € je Person.
• Bewirtung als eigenes Geschäft: Ist die Bewirtung Teil einer Leistung, mit der das Unternehmen Geld verdient, etwa die Verpflegung bei einem selbst angebotenen, bezahlten Seminar, gilt die Kürzung auf 70 % nicht.
• Kleine Aufmerksamkeiten: Kaffee, Wasser oder Gebäck bei einer Besprechung gelten nicht als Bewirtung und sind voll abziehbar.

Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Nicht abziehbar sind:

• die übrigen 30 % einer geschäftlichen Bewirtung,
• unangemessen hohe Kosten, die über den geschäftlichen Anlass hinausgehen,
• Bewirtungen aus privatem Anlass, etwa ein Geburtstagsessen mit Freunden,
• Bewirtungen ohne die nötigen Aufzeichnungen. Dann kann der Abzug ganz entfallen, nicht nur zu 30 %.

Der nicht abzugsfähige Teil mindert den steuerlichen Gewinn nicht, also weder für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer noch für die Gewerbesteuer. In der Buchhaltung steht er deshalb auf einem eigenen Konto, etwa 4654 (SKR03) oder 6644 (SKR04).

Vorsteuer aus Bewirtungskosten

Die Umsatzsteuer auf eine geschäftliche Bewirtung ist voll als Vorsteuer abziehbar, auch für den nicht abzugsfähigen Anteil von 30 %. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung. Liegt der Betrag über 250 € brutto, muss sie auf das Unternehmen ausgestellt sein.

Was der Bewirtungsbeleg enthalten muss

Für den Abzug braucht es Aufzeichnungen zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Kosten. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte gehört die maschinell erstellte Rechnung dazu, auf der die einzelnen Speisen und Getränke stehen. Sie muss aus einer Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) stammen. Der Gastgeber unterschreibt die Angaben. Was im Detail gilt, beschreibt das BMF-Schreiben vom 30.06.2021.

Bewirtung auf Geschäftsreisen

Nimmt ein Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise an einer geschäftlichen Bewirtung teil, gilt die Mahlzeit als gestellt. Seine Verpflegungspauschale wird dann gekürzt, im Inland um 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Das wird oft vergessen.

Bewirtungskosten mit Spesenfuchs

In Spesenfuchs erfassen Sie bei einer Bewirtung die bewirteten Personen, den Ort und den Anlass. Daraus erstellt Spesenfuchs einen Bewirtungsbeleg, die Unterschrift kommt automatisch aus Ihren Stammdaten. Bei der Übergabe an die Buchhaltung teilt Spesenfuchs den Betrag automatisch in 70 % abziehbare und 30 % nicht abziehbare Kosten auf. Die Aufteilung lässt sich abschalten, etwa wenn Ihr Steuerberater sie einmal im Jahr bucht. Wie Sie einen Beleg eingeben, zeigt die Support-Anleitung zur Belegerfassung.

Typische Fehler

• Bewirtungsbeleg unvollständig oder nicht unterschrieben
• Anlass zu allgemein, etwa nur „Geschäftsessen“
• Mitarbeiterbewirtung und geschäftliche Bewirtung verwechselt
• Verpflegungspauschale bei Bewirtungen auf Reisen nicht gekürzt

Mehr zum Begriff selbst steht unter Bewirtungskosten.

Rechtsgrundlagen und Quellen: § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, § 15 UStG, BMF-Schreiben vom 19.11.2025 zur Bewirtung