Auf Ihren Geschäftsreisen fallen Ausgaben für Essen, Übernachtungen & Co. an. Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen, können Sie Ihre Reisekosten geltend machen und sich diese von Ihrem Arbeitgeber zurückerstatten lassen, bzw. gegenüber dem Finanzamt Steuern sparen. Wir erklären Ihnen, was Reisekosten beinhalten und wie Sie die Reisekosten Software Spesenfuchs dabei unterstützt.
Die im folgenden beschriebenen Regelungen haben den Stand Januar 2021. Die Regelungen ändern sich im Zeitablauf, in der Regel jährlich. Deshalb macht es Sinn, eine Software für die Abrechnung von Reisekosten zu verwenden, die stets die aktuellen Regelungen berücksichtigt. Mit einer Excel Tabelle für die Abrechnung von Reisekosten handeln Sie sich unter Umständen sehr viel Mehrarbeit ein, wenn sie nach einem Jahr veraltet ist.
Wie erstellt man eine Reisekostenabrechnung?
Die Reisekosten Software Spesenfuchs hilft Ihnen dabei, eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung zu erstellen. So vermeiden Sie Fehler, die eventuell Ärger mit dem Finanzamt bedeuten und Ihnen hohe Nachzahlungen einbringen. Wichtig ist, dass Sie auf jeder Reiseabrechnung zunächst folgende Punkte korrekt angeben:
- Name des Reisenden
- Datum
- Dauer
- Name der Reise (Grund der Reise)
- Reiseziel
Eine Reisekostenabrechnung besteht in der Regel weiter aus den im folgenden noch näher erklärten Bestandteilen:
- Verpflegungsmehraufwendungen
- Übernachtungskosten (Hotel oder Pauschale)
- Mahlzeitenkürzungen
- Reisenebenkosten (z.B. für Flug, Taxi uvm.)
- Fahrtkosten
Verpflegungsaufwendungen
Wenn Sie dienstlich verreisen, entstehen Ihnen dadurch Verpflegungskosten, diese werden Verpflegungsmehraufwendungen genannt. Der Begriff der Verpflegungsmehraufwendung kommt daher, dass Sie, wenn Sie unterwegs sind, „mehr Aufwand“ für Ihre Verpflegung haben – Verpflegung unterwegs ist teurer als zu Hause. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Verpflegungsmehraufwendungen auch Tagespauschale genannt, analog zur folgenden Übernachtungspauschale.
Grundsätzlich werden Ihnen alle Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet. Der Gesetzgeber ermöglicht Ihnen, für jeden Tag den Sie geschäftlich unterwegs sind, einen gewissen Betrag steuerfrei zu erhalten, um den Aufwand für die Verpflegung unterwegs zu kompensieren. Ob Sie diesen Betrag von Ihrem Arbeitgeber (steuerfrei) erhalten oder nicht, ist für die steuerliche Betrachtung irrelevant.
Wie viel Geld Sie zurückerhalten bzw. steuerlich geltend machen können, staffelt sich laut der gesetzlichen Reisekostenrichtlinie allerdings jeweils nach Ihrer Abwesenheitsdauer pro Kalendertag. Seit der Reisekostenreform von 2014 gibt es zwei Pauschalen, die Sie für Ihre beruflichen Abwesenheitszeiten innerhalb Deutschlands einfach in der Reisekostenabrechnung angeben können:
Die aktuellen Verpflegungsmehraufwendungen für 2021 betragen für Deutschland die folgenden Beträge. Wenn eine Reise einen Tag umfasst und kürzer als 8h ist, dann wird keine Tagespauschale gewährt.
| Reisedauer | Pauschaler Auszahlungsbetrag |
| mind. 8 – 12 Stunden | 14 € |
| mind. 24 Stunden | 28 € |
Übernachtungspauschale
Im Hinblick auf die Abrechnung von Übernachtungskosten auf Ihren Reisen haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie verwenden einen pauschalen Satz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Dieser beträgt für Deutschland (im Jahr 2021) 20 Euro pro Nacht. Sie benötigen keinen Einzelnachweis. Die Reisekosten Software Spesenfuchs verwendet die Pauschalen automatisch, solange Sie keinen Hotelbeleg eingeben. Selbständige dürfen allerdings keine Übernachtungspauschale ausweisen.
- Sie haben einen Hotelbeleg. Sie erhalten eine Erstattung in nachgewiesener Höhe.
Wichtig: Beachten Sie, dass Übernachtungskosten häufig bereits die Kosten für das Frühstück mit einschließen. Das Frühstück ist allerdings Teil der Verpflegung und daher bereits in den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen enthalten. Sollte dieser Fall bei Ihnen eintreten, müssen Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung einen Betrag für das Frühstück abziehen. Dieser Betrag nennt sich auch Kürzung. Die Kürzung berechnet sich aus dem Betrag der Verpflegungsmehraufwendung. Es müssen 20% des Betrages für die Abwesenheit von 24 Stunden für das jeweilige Reiseland abgezogen werden. Für Deutschland sind das aktuell in 2021 5,60 Euro pro Frühstück.
Welche Regelungen gelten für Auslandsreisen?
Sobald Sie geschäftlich ins Ausland verreisen, gelten andere Beträge für die Reisekostenabrechnung als innerhalb Deutschlands. Die aktuellen Sätze werden regelmäßig im Rahmen eines BMF-Schreibens veröffentlicht. Je nach Reiseland (und teilweise auch innerhalb der Länder je nach Stadt) können diese allerdings unterschiedlich hoch ausfallen. Die Reisekosten Software Spesenfuchs kennt alle aktuellen Pauschalen und verwendet automatisch die richtigen für Ihr Reiseziel.
Mahlzeitenkürzungen
So wie für das Frühstück muss, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter (oder Sie als Selbständiger sich selbst) eine Mahlzeit im beruflichen Kontext veranlasst, ein bestimmter Betrag von der Verpflegungsmehraufwendung abgezogen werden. Das macht Sinn, da in diesem Fall ja kein Mehraufwand für Verpflegung entsteht – die Mahlzeit wurde gestellt. Für ein Mittagessen oder ein Abendessen werden jeweils 40% der Tagespauschale für 24h Abwesenheit abgezogen. Bei Vollverpflegung werden also 20% + 40% + 40% abgezogen, so dass keine Verpflegungspauschale mehr gewährt wird – Sie sind ja auch voll verpflegt.
Besonderheiten bei der Reisekostenabrechnung
Sie sehen, es gibt einige Punkte zu beachten, wenn man eine korrekte Reisekostenabrechnung erstellen möchte. Doch das war noch nicht alles:
- Nicht alle Länder sind in der oben genannten Liste vom BMF enthalten. Für etliche Länder, die nicht in der Liste aufgeführt sind, müssen die Tages- und Übernachtungspauschalen von Luxemburg verwendet werden. Bei anderen Ländern oder Regionen gelten andere Zusammenhänge aufgrund der Geographie oder Geschichte der Länder.
- Sachbezug: seit der Reisekostenreform 2014 gibt es hier eine wichtige Unterscheidung, die wir hier besprechen.
- Weiter gibt es Regelungen zur Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit der Corona Pandemie, worauf in diesem Beitrag eingegangen wird.
Die Reisekosten Software Spesenfuchs berücksichtigt all diese Punkte, damit Sie sich sicher sein können, eine gesetzlich/steuerlich korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen.
Reisenebenkosten
Unter die Reisenebenkosten fallen alle weiteren Ausgaben, welche rund um Ihre Geschäftsreisen zusätzlich anfallen. In der Reisekosten Software Spesenfuchs geben Sie auf der Seite Belege alle angefallenen Kosten ein. Es werden automatisch die korrekten Steuersätze vorgeschlagen und bei ausländischen Belegen erfolgt automatisch eine korrekte Umrechnung zum Datum des Belegs in Euro. Zu den Kosten, die Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung aufführen können, gehören zum Beispiel folgende Posten:
- Bewirtungskosten
- Benzin
- Fortbildungskosten
- Parkgebühren
- Maut
- Fährkosten
- Gepäckgebühren
- Berufliche Telefonate
- etc.
Reisenebenkosten dürfen Sie bis auf wenige Ausnahmen in voller Höhe in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung für eine Rückerstattung ist natürlich, dass Sie die entsprechenden Belege dafür vorlegen können. In Spesenfuchs geht Ihnen kein Beleg mehr verloren. Laden Sie den Beleg hoch, damit Sie ihn digital zur Verfügung haben. Auf diesem Weg wandert der Beleg auch in Ihre Buchhaltung oder zu Ihrem Steuerberater.
Fahrtkosten
Bei den Fahrtkosten kommt es darauf an, wie diese entstanden sind:
- Firmenwagen
- Privates Fahrzeug
- Bus, Bahn oder Flugzeug
Firmenwagen
Nutzen Sie einen Firmenwagen für Ihre Dienstreisen, müssen Sie lediglich ein ordentliches Fahrtenbuch führen bzw. alternativ die 1%-Methode zur Besteuerung anwenden. Sonst müssen Sie hier nichts weiter beachten.
Privates Fahrzeug
Etwas komplizierter wird es, sobald Sie ein privates Fahrzeug dienstlich nutzen. Hier haben Sie für die Besteuerung zwei Möglichkeiten:
Pauschaler Kilometersatz
Sie setzen für Dienstreisen mit Ihrem privaten Kfz 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer in der Reisekostenabrechnung an. Diesen km-Satz verwendet Spesenfuchs automatisch.
Für dienstliche Fahrten mit dem Motorrad oder anderen Zweirädern gilt eine Pauschale von 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Diese Sätze sind steuerfrei.
Individueller Kilometersatz
Mit dem individuellen Kilometersatz können alle Kosten, die mit dem Fahrzeug im Zusammenhang stehen, berücksichtigt werden. Alle Kosten wie zum Beispiel Abschreibung, Benzin, Versicherung werden addiert und dann auf die privat gefahrenen und die dienstlich gefahrenen Kilometer verteilt. Zum Nachweis der privat oder dienstlich gefahrenen Kilometer sollte ein Fahrtenbuch geführt werden.
Wenn Sie einen individuellen Kilometersatz anwenden möchten, dann können Sie in Spesenfuchs bei jedem Mitarbeiter einen individuellen Satz hinterlegen.
Der über den pauschalen Kilometersatz hinausgehenden Beträge müssen zum individuellen Steuersatz des Mitarbeiters versteuert werden.
In den Berichten und Im Export werden die Beträge für steuerfreie und steuerpflichtige Kilometerpauschalen korrekt ausgegeben.
Bus, Bahn oder Flugzeug
Treten Sie Ihre Geschäftsreisen mit Bus, Bahn oder Flugzeug an, dürfen Sie die entstehenden Reisekosten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Alles was Sie hier für Ihre Reisekostenabrechnung benötigen ist ein entsprechender Beleg.
