Abkündigung DATEV Reise­kosten classic

DATEV hat seine Lösungen Reisekosten classic, Reisekosten Vorerfassung sowie Arbeitnehmer online Meine Reisen zum Jahresende 2021 abgekündigt und entwickelt diese nicht mehr weiter. Ihre Mitarbeiter übernehmen Sie in Spesenfuchs bequem per Import als Benutzer. Danach erfassen und rechnen Sie Ihre Reisekosten in Spesenfuchs digital und effizient ab. Ihre abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen übergeben Sie ebenso digital über verschiedene DATEV-Exportformate an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater.

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Inhalt: Alternative zu DATEV Reisekosten · Mitarbeiter übernehmen · DATEV-Export aus Spesenfuchs

Spesenfuchs ist eine Alternative zu DATEV Reisekosten classic

Mit Spesenfuchs rechnen Ihre Mitarbeiter Reisen und Ausgaben am PC oder in der App ab. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen berechnet Spesenfuchs automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben, Belege werden fotografiert und ausgelesen, Genehmiger geben die Abrechnungen frei. Am Ende gehen Buchungsdaten, Belegbilder und Lohndaten im DATEV-Format an Ihre Buchhaltung oder Kanzlei.

Mitarbeiter in Spesenfuchs übernehmen

In Spesenfuchs importieren Sie Ihre Mitarbeiter als Benutzer. Öffnen Sie dazu Team › Verwaltung, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Personen importieren. Über dasselbe Menü können Sie Personen auch exportieren.

Unter Team › Verwaltung nehmen Sie anschließend weitere Anpassungen an den Mitarbeitern vor, zum Beispiel Rolle und Genehmiger. Ebenso legen Sie fest, ob die Mitarbeiter ihre Reisen selbst erfassen oder ob eine zentrale Stelle die Reisen für die Mitarbeiter erfasst.

DATEV-Export aus Spesenfuchs

Damit Sie Ihre abgeschlossenen Reisen digital und ohne Papierchaos in die Buchhaltung oder an Ihren Steuerberater übergeben können, steht der DATEV-Export zur Verfügung. Rufen Sie den Export über das Hauptmenü auf, wählen Sie den Zeitraum und das gewünschte Exportformat. Unter DATEV Exportdateien können Sie ein oder mehrere Formate wählen, Spesenfuchs erstellt dafür jeweils eine ZIP-Datei:

Finanzbuchhaltung

• Nur Buchungsdaten: Übertragung der Buchungsdaten im DATEV-Format mit einer CSV-Datei. Die Belegbilder werden nicht exportiert und gehen weiterhin zum Beispiel auf Papier an Ihre Buchhaltung oder Kanzlei.
• Buchungsdaten und Belegbilder: Übertragung der Buchungsdaten nach DATEV Rechnungswesen mit einer CSV-Datei. Zusätzlich werden die Belegbilder übergeben.
• Belegdaten mit Belegbildern: Übertragung der Belegdaten mit Belegbildern. Die Belegbilder und die in Spesenfuchs erfassten Beleginformationen (zum Beispiel Nettobetrag und Umsatzsteuer) werden an den Steuerberater übermittelt, damit er aus diesen Informationen die Buchungen erstellen kann („digitaler Pendelordner“). Da jedem Belegbild auch Beleginformationen angehängt sind, entfallen in der Steuerkanzlei Eingabearbeiten. Die Beleginformationen stehen in einer XML-Datei.

Lohn

• DATEV LODAS: Übertragung der Lohndaten nach DATEV LODAS mit allen Daten für die Auszahlung an die Mitarbeiter.
• DATEV Lohn und Gehalt: Übertragung der Lohndaten nach DATEV Lohn und Gehalt, dazu eine Datei mit dem Großbuchstaben M für das Lohnkonto und eine Datei zur ersten Einrichtung der Schnittstelle. So gehen Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten richtig in die Lohnsteuerbescheinigung.

Alle Wege nach DATEV mit Beispielen beschreibt unser Ratgeber DATEV-Export von Reisekosten.