Beleg ist nicht gleich Beleg, deshalb gibt es in Spesenfuchs verschiedene Belegarten. Je nach Art des Beleges werden die jeweils benötigten Daten abgefragt und entsprechend in den Berichten ausgegeben. Durch die Belegarten wird auch bestimmt, auf welche Konten der Beleg gebucht wird. Hier brauchen Sie keine Buchhaltungskenntnisse – Spesenfuchs verbucht Ihre Belege und Sie können Sie im Anschluss in Ihre Buchhaltung oder an Ihren Steuerberater übergeben.
Bei Geschenken etwa der Name des Empfängers, bei Bewirtungskosten die bewirteten Personen und Ort beziehungsweise den Anlass der Bewirtung.
Im Falle eines Hotelbelegs wird nicht nur das Anreisedatum und das Belegdatum, sondern auch die Abreise hinterlegt, zusammen mit den Beträgen für das Hotel und ggf. für Frühstück bzw. Business Paket, jeweils mit der aktuell gültigen Mehrwertsteuer.
Beispiel Bewirtungsbeleg
Um ein Geschäftsessen steuerlich geltend machen zu können, muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden. Teilweise ist ein solcher bereits auf der Rechnung im Lokal aufgedruckt, oder Sie müssen daran denken, sich noch im Lokal einen Bewirtungsbeleg-Vordruck geben zu lassen. Der Bewirtungsbeleg muss dann ausgefüllt und anschließend an die Rechnung geklebt oder getackert werden.
Das ist aufwendig und geht viel einfacher!
Spesenfuchs übernimmt diese Arbeit für Sie. Aus den Angaben des Belegs wird automatisch ein steuerlich korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg. Wenn der Beleg per OCR eingelesen wird, werden alle Werte automatisch aus dem Beleg eingelesen.
Neben dem Bewirtungsbeleg als PDF erzeugt Spesenfuchs die korrekten Buchungssätze. Diese werden als Buchungsliste im PDF-Format ausgegeben oder auch an die entsprechende Buchhaltungssoftware per Schnittstelle automatisch übertragen.
| Bezeichnung | MwSt. | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Mahlzeit 70% abzugsfähig | Reduziert | 4650 | 6640 |
| Mahlzeit 30% nicht abzugsfähig | Reduziert | 4654 | 6644 |
| Getränke 70% abzugsfähig | Voll | 4650 | 6640 |
| Getränke 30% nicht abzugsfähig | Voll | 4654 | 6640 |
| Trinkgeld 70% abzugsfähig | ohne | 4650 | 6640 |
| Trinkgeld 30% nicht abzugsfähig | ohne | 4654 | 6644 |
| Bezeichnung | MwSt. | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Mahlzeit | Reduziert | 4140 | 6130 |
| Getränke | Voll | 4140 | 6130 |
| Trinkgeld | ohne | 4140 | 6130 |
Belegarten ein- und ausblenden
Spesenfuchs kennt sehr viele Belegarten und behandelt diese, wie in den Beispielen gezeigt, unterschiedlich. Es kann aber durchaus sein, dass Sie in Ihrem Unternehmen nicht alle Belegarten benötigen oder Ihren Mitarbeitern nicht alle Belegarten zur Verfügung stellen wollen. Hier bietet Ihnen Spesenfuchs die Möglichkeit, dass Sie Belegarten ganz nach Ihren Anforderungen ein- und ausblenden können. Einmal eingestellt, wird so die Belegeingabe für Sie und Ihre Mitarbeiter vereinfacht, da nur die Belegarten angezeigt werden, die für Sie relevant sind.
