Wer beruflich viel unterwegs ist, kennt das Problem: Auf Geschäftsreisen entstehen zusätzliche Verpflegungskosten, die im Alltag nicht anfallen. Um diese auszugleichen, sieht der Gesetzgeber den sogenannten Verpflegungsmehraufwand vor. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Verpflegungspauschale 2025 richtig berechnen, welche aktuellen Pauschalen gelten – und wie Spesenfuchs Ihnen eine einfache, digitale Lösung zur Reisekostenabrechnung bietet.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerfreier Pauschalbetrag, den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer für zusätzliche Verpflegungskosten im Rahmen einer Geschäftsreise ansetzen können. Anstelle von Einzelnachweisen erlaubt der Gesetzgeber die Nutzung von Pauschalen, abhängig von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseland.
Diese Pauschalen können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder alternativ in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Verpflegungspauschale 2025: Aktuelle Sätze in Deutschland
Für das Kalenderjahr 2025 gelten in Deutschland folgende Verpflegungspauschalen:
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14 €: bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen.
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28 €: bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden).
Diese Sätze bleiben seit der letzten Anpassung im Jahr 2020 unverändert gültig und gelten für alle Inlandsreisen.
Gekürzte Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten
Wenn auf der Geschäftsreise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber, Hotel oder einem Veranstalter gestellt wird, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden:
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Frühstück: Abzug von 20 % der Tagespauschale.
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Mittag- und Abendessen: Abzug von jeweils 40 %.
Beispiel: Erhalten Sie an einem vollen Reisetag (28 € Pauschale) ein Mittagessen gestellt, beträgt der abziehbare Betrag 11,20 €. Die verbleibende Pauschale beträgt 16,80 €.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland: Länderspezifische Sätze
Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten je nach Zielland individuelle Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden.
Beispiel Schweiz:
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64 € bei 24 Stunden Abwesenheit,
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43 € bei Abwesenheiten über 8 Stunden.
Diese länderspezifischen Pauschalen sollten bei der Reisekostenabrechnung für Auslandsreisen stets berücksichtigt werden.
So rechnen Sie Verpflegungspauschalen richtig ab
Sie können den Verpflegungsmehraufwand entweder:
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steuerfrei durch den Arbeitgeber erstatten lassen (z. B. über eine interne Spesenrichtlinie),
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als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen, wenn keine Erstattung erfolgt.
Für eine rechtssichere Abrechnung sind genaue Angaben zur Abwesenheitsdauer, zum Reiseziel und zu gestellten Mahlzeiten erforderlich.
Digitale Spesenabrechnung mit Spesenfuchs
Die manuelle Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand ist fehleranfällig und zeitintensiv. Hier kommt Spesenfuchs ins Spiel – Ihre digitale Lösung zur automatisierten Reisekostenabrechnung. Spesenfuchs bietet:
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automatische Berechnung der Verpflegungspauschale,
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korrekte Kürzung bei gestellten Mahlzeiten,
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Unterstützung für In- und Auslandsreisen,
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rechtssichere Dokumentation und Exportfunktionen.
Mit Spesenfuchs sparen Sie Zeit, vermeiden Abrechnungsfehler und behalten stets den Überblick über Ihre Spesenabrechnung.
Fazit: Verpflegungspauschalen 2025 mit Spesenfuchs korrekt abrechnen
Die korrekte Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands ist für Unternehmen und Mitarbeitende essenziell. Mit Spesenfuchs profitieren Sie von einer digitalen, automatisierten und rechtskonformen Lösung zur Spesenabrechnung – sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen. Optimieren Sie Ihre Reisekostenprozesse, reduzieren Sie Fehler und nutzen Sie Ihre Zeit effizienter.
