Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Diese Pflicht betrifft insbesondere den B2B-Bereich und soll die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben. In diesem Zusammenhang gewinnen verschiedene E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung an Bedeutung. Ein Vergleich dieser Formate verdeutlicht ihre spezifischen Merkmale und Einsatzbereiche.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dieses hybride Format ermöglicht sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten. ZUGFeRD richtet sich an Unternehmen jeder Größe und erleichtert den Austausch elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich.
ZUGFeRD bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Einfache Implementierung: Da ZUGFeRD auf dem weit verbreiteten PDF basiert, lässt es sich problemlos in bestehende Rechnungsprozesse integrieren.
- Flexibilität: Das hybride Format erlaubt sowohl eine automatisierte Verarbeitung als auch eine manuelle Prüfung durch den Rechnungsempfänger.
- Rechtssicherheit: ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit alle steuerlichen und rechtlichen Vorgaben.
- Kosteneinsparung: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden manuelle Eingriffe minimiert, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Internationale Kompatibilität: ZUGFeRD wird in mehreren Ländern anerkannt und kann in internationalen Geschäftsbeziehungen problemlos eingesetzt werden.
Spesenfuchs unterstützt die ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1, was sicherstellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und Unternehmen ihre Rechnungen korrekt verarbeiten können.
Mögliche Fallstricke und Lösungen
Besonders problematisch sind veraltete Formate wie ZUGFeRD 1.0, die nicht den aktuellen Normen entsprechen. Unternehmen glauben in einem solchen Fall, eine konforme Rechnung erhalten zu haben. Oftmals ist bei diesen alten Versionen jedoch kein Vorsteuerabzug möglich. Auch fehlerhafte oder manipulierte XML-Daten bergen ein Risiko und können zu finanziellen Verlusten führen.
Was können Unternehmen tun?
- E-Rechnungen validieren lassen: Es ist wichtig, die E-Rechnungen auf ihre Konformität zu überprüfen. Programme wie Spesenfuchs erledigen diese Validierung automatisch und verhindern die Verarbeitung fehlerhafter Rechnungen.
- Lieferanten kontaktieren: Bei fehlerhaften oder veralteten Rechnungen sollte der Lieferant kontaktiert und auf eine Korrektur bestanden werden.
- Technisches Wissen aufbauen: Unternehmen sollten sich mit den technischen Anforderungen der neuesten ZUGFeRD-Formate vertraut machen, wie beispielsweise ZUGFeRD 2.0.1 oder XRechnung 3.0. Ein zentraler Bestandteil der E-Rechnung ist das XML-Dokument, das die maschinenlesbaren Daten enthält. Sollte dieses durch Betrüger manipuliert werden – etwa durch falsche IBAN oder Beträge – und die Rechnung freigegeben werden, würde der Betrag auf ein falsches Konto überwiesen werden.
- Bei geänderten Bankverbindungen nachfragen: Bei einer Änderung der Bankverbindung sollte sicherheitshalber telefonisch nachgefragt werden, ob die Änderung legitim ist. Bestätigte und bekannte Bankverbindungen können gespeichert und bei neuen Rechnungen abgeglichen werden.
- Spamfilter und Sicherheitsprotokolle einsetzen: Wenn eine E-Mail den SPF- oder DKIM-Test besteht, obwohl sie verdächtig erscheint, ist davon auszugehen, dass die Absenderdomain gehackt wurde. In solchen Fällen können die Domain-Informationen überprüft und Missbrauch gemeldet werden.
- Antispam- und Anti-Schadsoftware verwenden: E-Mails sollten durch Antispam-Programme gefiltert werden, um potenzielle Bedrohungen zu blockieren.
XRechnung
XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es wurde speziell für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und ist seit November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend. XRechnung enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und verzichtet auf eine visuelle Darstellung.
Vergleich der Formate
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Struktur | Reines XML-Format | Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Menschlich und maschinenlesbar |
| Einsatzbereich | Pflicht bei Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber | B2B, B2G, geeignet für verschiedene Unternehmensgrößen |
| Standard | Entspricht EN 16931 | Entspricht EN 16931 (ab Version 2.0) |
| Profile | Keine Unterteilung | Verschiedene Profile je nach Informationsbedarf |
Weitere Formate
Neben XRechnung und ZUGFeRD existieren weitere E-Rechnungs-Formate:
Übergangsregelung
Für Unternehmen, die bisher keine E-Rechnungen nutzen, gibt es eine Übergangsfrist. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 wird die elektronische Rechnung jedoch für alle Unternehmen verpflichtend.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen ist in Deutschland durch die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und entspricht den gleichen Anforderungen wie für Papierrechnungen. E-Rechnungen müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt dabei mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist es wichtig, dass sie in einer Weise archiviert werden, die ihre Lesbarkeit und Unveränderbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellt. Das bedeutet, dass die Rechnungen sowohl jederzeit lesbar als auch vor Veränderungen geschützt sein müssen.
Wichtig ist zudem, dass E-Rechnungen nicht verändert werden dürfen, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. Eine nachträgliche Bearbeitung, etwa durch das Ändern von XML-Daten oder PDFs, ist gesetzlich nicht zulässig. Falls eine E-Rechnung ausgedruckt und auf Papier aufbewahrt wird, gelten für diesen Ausdruck die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für andere Papierdokumente. Auch hier muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht verändert werden können.
