E-Rechnung ab 2027: Wer jetzt ausstellen muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gab es bisher eine Schonfrist. Sie endet für viele Unternehmen am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026 ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung schicken. Ab 2028 gilt das für alle.

Inhalt: Das gilt ab 2027 · Zeitplan · Ausnahmen · Reisekosten und Spesen · BMF-Schreiben 2026 · Checkliste · Spesenfuchs

Das gilt ab 1. Januar 2027

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch lesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Der Zeitplan bis 2028

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
1. Januar 2027	Ausstellen ist Pflicht bei einem Gesamtumsatz 2026 von mehr als 800.000 €.
1. Januar 2028	Ausstellen ist Pflicht für alle Unternehmen.
30. Juni 2030	Ende der Vereinfachung für Endrechnungen nach Abschlagsrechnungen.

Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit höchstens 800.000 € Umsatz noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer 2026 knapp darüber liegt, ist ab Januar 2027 dabei.

Was keine E-Rechnung sein muss

Einige Belege sind dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, zum Beispiel Restaurant, Tankstelle oder Parkhaus
• Fahrausweise im Personenverkehr, zum Beispiel Bahntickets
• Rechnungen von Kleinunternehmern
• Rechnungen an Privatpersonen und bestimmte steuerfreie Leistungen

Was das für Reisekosten und Spesen bedeutet

Für die meisten Reisebelege ändert sich wenig. Bahntickets sind Fahrausweise, der Kaffee unterwegs oder das Mittagessen unter 250 € ist eine Kleinbetragsrechnung. Diese Belege kommen weiter als Papier, Foto oder PDF.

Anders bei größeren Rechnungen an Ihr Unternehmen: Eine Hotelrechnung über 480 € für drei Nächte, eine Bewirtung mit Kunden über 320 € oder die Rechnung eines Seminaranbieters erhalten Sie ab 2027 von größeren Anbietern zunehmend als E-Rechnung. Ab 2028 gilt das für alle Anbieter. Damit Sie die Vorsteuer daraus abziehen können, muss die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt sein.

Für Bewirtungen gilt weiter: Anlass und Teilnehmer müssen Sie zusätzlich festhalten, damit die Kosten als Betriebsausgabe anerkannt werden. Mehr dazu in unserem Ratgeber Bewirtungsbelege korrekt verbuchen.

Ihre Mitarbeitenden erhalten E-Rechnungen künftig oft per E-Mail als Datei. Für die Reisekostenabrechnung in Spesenfuchs reichen Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) ein, nicht als Ausdruck. Maßgeblich ist der strukturierte Teil der Rechnung.

Neu im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025. Die wichtigsten Punkte nach den Auswertungen von Fachverlagen und Kanzleien:

• Endrechnungen: Bereits gezahlte Abschläge dürfen bis 30. Juni 2030 vereinfacht abgezogen werden.
• Anhänge: Ein Anhang muss in die E-Rechnung eingebettet sein. Eine zweite Datei in derselben E-Mail reicht nicht.
• Leistungsbeschreibung: Im strukturierten Teil muss eindeutig stehen, was geliefert oder geleistet wurde. Ein Verweis auf einen Vertrag genügt nicht.
• Folgen: Wer statt einer Pflicht-E-Rechnung ein PDF schickt, begeht keine Ordnungswidrigkeit. Der Vorsteuerabzug beim Empfänger kann aber in Gefahr geraten.

Die Formate XRechnung und ZUGFeRD vergleichen wir im Beitrag E-Rechnungsformate im Vergleich.

Checkliste für Ihr Unternehmen

1. Umsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 €, gilt die Pflicht ab Januar 2027.
2. Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?
3. Empfang klären: Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen erleichtert die Zuordnung.
4. Reisekosten mitdenken: Mitarbeitende sollen E-Rechnungen als Datei einreichen, nicht als Ausdruck.
5. Steuerberatung einbinden: Klären Sie, wie die Daten an die Buchhaltung oder an DATEV gehen.

E-Rechnungen in Spesenfuchs

Spesenfuchs verarbeitet E-Rechnungen im Format ZUGFeRD. Laden Sie die Datei im Belegeingang hoch, bis zu zehn Dateien gleichzeitig. Die Belegdaten werden übernommen und der Beleg ist bereit für die Abrechnung. Nach der Freigabe geht das Original-PDF mit dem eingebetteten XML an DATEV, Lexware Office, sevdesk und die weiteren angebundenen Programme, auch beim DATEV-Datei-Export. Mehr auf der Seite E-Rechnung in Spesenfuchs.

Quellen: § 27 Abs. 38 UStG, § 14 UStG, § 33 UStDV, § 34 UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026