Nicht jedes Unternehmen darf die auf Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Wer beispielsweise die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet oder aufgrund seiner Tätigkeit keinen Vorsteuerabzug hat, muss Reisekosten anders abrechnen als vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen.
Doch was bedeutet das konkret für Hotelrechnungen, Tankbelege oder Bahntickets? Und wie lassen sich Fehler bei der Reisekostenabrechnung vermeiden?
Wann besteht kein Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die in Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Ist ein Unternehmen hierzu nicht berechtigt, gehört die enthaltene Umsatzsteuer vollständig zu den Betriebsausgaben.
Dies betrifft unter anderem:
- Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) anwenden,
- viele gemeinnützige Organisationen,
- Unternehmen oder Einrichtungen, deren Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind.
Ob Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sollten Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater klären.
Welche Auswirkungen hat das auf Reisekosten?
Bei der Reisekostenabrechnung macht der Vorsteuerabzug einen wesentlichen Unterschied.
Ist ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, wird die enthaltene Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen und kann im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften als Vorsteuer berücksichtigt werden.
Besteht dagegen kein Vorsteuerabzug, wird der vollständige Rechnungsbetrag als Aufwand behandelt. Eine Vorsteuer darf weder ausgewiesen noch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Gerade bei einer Vielzahl von Belegen besteht hier ein erhebliches Fehlerpotenzial, wenn Umsatzsteuer versehentlich berücksichtigt wird.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mitarbeiter übernachtet während einer Dienstreise in einem Hotel und erhält eine Rechnung über 119,00 € inklusive 19 % Umsatzsteuer.
Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann die enthaltene Umsatzsteuer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden.
Besteht dagegen kein Vorsteuerabzug, werden die gesamten 119,00 € als Aufwand erfasst. Eine Vorsteuer wird weder ausgewiesen noch an die Buchhaltung übergeben.
So unterstützt Spesenfuchs Unternehmen ohne Vorsteuerabzug
Mit Spesenfuchs können Unternehmen zentral festlegen, dass kein Vorsteuerabzug zulässig ist. Die Software berücksichtigt diese Einstellung anschließend automatisch bei der gesamten Reisekostenabrechnung.
Auch Buchungen und Exporte berücksichtigen die Einstellung, sodass keine unzulässige Vorsteuer ausgewiesen wird.
Dadurch müssen Anwender nicht jeden einzelnen Beleg manuell prüfen und das Risiko fehlerhafter Buchungen wird deutlich reduziert.
Besonders hilfreich für Kleinunternehmer
Gerade Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, profitieren von einer automatischen Berücksichtigung des fehlenden Vorsteuerabzugs.
Da keine steuerlichen Einstellungen mehr pro Beleg vorgenommen werden müssen, wird die Erfassung einfacher und gleichzeitig sicherer. Auch bei einer größeren Anzahl von Reisekosten bleibt die Abrechnung konsistent und nachvollziehbar.
Fazit
Unternehmen ohne Vorsteuerabzug müssen Reisekosten anders behandeln als vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen. Bereits kleine Fehler können dazu führen, dass Vorsteuerbeträge unzulässig in der Buchhaltung oder im Export erscheinen.
Mit der Funktion „Kein Vorsteuerabzug“ unterstützt Spesenfuchs Unternehmen dabei, diese Besonderheit automatisch zu berücksichtigen. So werden Reisekosten von der Erfassung bis zum Export korrekt verarbeitet – unabhängig davon, ob die Belege am PC oder über die App erfasst werden.
Sie möchten Ihre Reisekosten einfach, digital und steuerlich korrekt abrechnen? Testen Sie Spesenfuchs kostenlos und überzeugen Sie sich selbst.