Sie waren im Restaurant, haben es sich gut gehen lassen und müssen jetzt leiden, weil Sie nicht wissen, wie man diesen Beleg korrekt abrechnet? Sie dürfen sich beruhigen, im Folgenden werden wir Ihnen haarklein erklären, wie man einen Bewirtungsbeleg korrekt verbucht.
Zuerst einmal kommt es darauf an, dass Sie schon im Restaurant darauf achten, dass Sie einen korrekten Bewirtungsbeleg erhalten. Zu den Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg hat sich das BMF geäußert.
Nun sitzen Sie mit diesem Beleg vor Ihrer Buchhaltung und wissen nicht so recht, wie Sie ihn verbuchen sollen? Legen Sie sich einen Zugang bei Spesenfuchs an, dann passiert tatsächlich alles automatisch:
- Per OCR wird der Beleg automatisch erkannt
- Spesenfuchs legt einen Beleg an mit den einzelnen Beträgen für die Mahlzeit, die Getränke und das Trinkgeld.
- Alternativ, wenn Sie keine OCR nutzen möchten oder diese den Beleg nicht vollständig erkennt, tragen Sie die Werte für die Mahlzeit, die Getränke und das Trinkgeld ein.
- Die Auftrennung nach Mahlzeit und Getränke ist notwendig aufgrund der verschiedenen Mwst. Hier mehr dazu.
- Ihre Arbeit ist nun erledigt. Spesenfuchs erzeugt automatisch die korrekten Buchungssätze und überträgt diese per Schnittstelle in diverse Buchhaltungssysteme wie lexoffice, sevDesk, Kontolino oder DATEV.
Wir erläutern jetzt, wie diese Buchungen im Einzelnen aussehen, auch wenn Sie nicht Spesenfuchs nutzen:
Jeder der 3 Beträge wird in einen 70% und in einen 30% Teil aufgeteilt, da bei einer geschäftlichen Bewirtung nur 70% der Kosten abziehbar sind. Die restlichen 30% sind nicht abziehbar und müssen deshalb auf ein anderes Konto gebucht werden. Das ergibt 3 Mal 2 Buchungen:
| Bezeichnung | MwSt. | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Mahlzeit 70% abzugsfähig | Reduziert | 4650 | 6640 |
| Mahlzeit 30% nicht abzugsfähig | Reduziert | 4654 | 6644 |
| Getränke 70% abzugsfähig | Voll | 4650 | 6640 |
| Getränke 30% nicht abzugsfähig | Voll | 4654 | 6640 |
| Trinkgeld 70% abzugsfähig | ohne | 4650 | 6640 |
| Trinkgeld 30% nicht abzugsfähig | ohne | 4654 | 6644 |
Wir sprechen hier von einer sog. „geschäftlichen“ Bewirtung. Eine geschäftliche Bewirtung liegt vor, wenn externe Personen an der Bewirtung teilgenommen haben wie Kunden, Auftragnehmer etc.
Ein weiterer Fall ist die sog. „betriebliche“ Bewirtung. Diese liegt vor, wenn nur Mitarbeiter an der Bewirtung teilgenommen haben. In diesem Fall werden die Kosten wie folgt gebucht.
| Bezeichnung | MwSt. | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| Mahlzeit | Reduziert | 4140 | 6130 |
| Getränke | Voll | 4140 | 6130 |
| Trinkgeld | ohne | 4140 | 6130 |
All dies geschieht in Spesenfuchs automatisch, da Sie auch bei der Eingabe eines Bewirtungsbeleges angeben können, ob es eine geschäftliche oder eine betriebliche Bewirtung war.
In den verschiedenen Buchhaltungslösungen sehen die automatisch erzeugten Buchungen dann aus wie folgt:
Bitte beachten Sie, dass im Falle von hohen Beträgen oder betrieblicher Bewirtung mit dem Unternehmer evtl. weitere Regelungen gelten, die Spesenfuchs nicht abbildet. Davon abgesehen ist das beschriebene eine der Funktionen, in denen sich Spesenfuchs von den meisten anderen Softwarelösungen unterscheidet.
