Definition und Bedeutung
Fahrtkosten bezeichnen die Aufwendungen, die im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Fahrten entstehen. Dazu zählen insbesondere Kosten für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs, öffentlicher Verkehrsmittel oder sonstiger Transportmittel. Fahrtkosten sind ein zentraler Bestandteil der Reisekostenabrechnung und können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht oder erstattet werden.
Beruflich veranlasste Fahrten
Zu den typischen beruflich bedingten Fahrten zählen Dienstreisen, Fahrten zu Kunden oder zu auswärtigen Tätigkeitsorten sowie Fahrten im Rahmen von Einsatzwechseltätigkeiten. Entscheidend ist, dass die Fahrt nicht zur ersten Tätigkeitsstätte führt, da hierfür die Entfernungspauschale greift. Nur bei Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können Fahrtkosten in voller Höhe angesetzt werden.
Arten der Fahrtkosten
Fahrtkosten können auf unterschiedliche Weise entstehen. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind es die tatsächlichen Ticketpreise. Bei Fahrten mit dem privaten PKW kann eine Pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Alternativ können bei Fahrten mit einem Firmenwagen oder Mietwagen die tatsächlichen Kosten mit Beleg nachgewiesen werden. Auch Fahrten mit dem Fahrrad oder E-Bike können unter bestimmten Bedingungen berücksichtigt werden.
Erstattung oder steuerlicher Abzug
Fahrtkosten können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder bei fehlender Erstattung als Werbungskosten (bei Angestellten) bzw. Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) geltend gemacht werden. Voraussetzung ist stets, dass die Fahrt beruflich veranlasst und ordnungsgemäß dokumentiert ist. Für Angestellte gilt zusätzlich: Eine Erstattung darf die steuerlichen Pauschalen nicht überschreiten, sonst wird der übersteigende Teil steuerpflichtig.
Dokumentation der Fahrtkosten
Zur steuerlichen Anerkennung ist eine vollständige Dokumentation notwendig. Diese sollte Reiseziel, Datum, Zweck, gefahrene Kilometer sowie das eingesetzte Verkehrsmittel enthalten. Mit Spesenfuchs können Sie Fahrten digital erfassen und automatisch die passende Kilometerpauschale anwenden. Die erfassten Daten lassen sich direkt für die Buchhaltung oder den DATEV-Export weiterverwenden.
Abgrenzung zur Entfernungspauschale
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterliegen der Entfernungspauschale und dürfen nicht als Fahrtkosten im Rahmen einer Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Eine Gegenüberstellung der unterschiedlichen Pauschalen finden Sie im Beitrag Unterschied zwischen Entfernungspauschale und Kilometergeld auf spesenfuchs.de.
Rechtliche Grundlagen
Die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten ist in § 9 EStG geregelt. Weitere Details ergeben sich aus den einschlägigen BMF-Schreiben zur Reisekostenvergütung. Eine aktuelle Gesetzesfassung finden Sie unter gesetze-im-internet.de.
