Definition und Bedeutung

GoBD-Konformität bezeichnet die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und gelten für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler in Deutschland, die steuerlich relevante Daten elektronisch erfassen oder verarbeiten.

Grundprinzipien der GoBD

Die GoBD definieren zentrale Anforderungen an digitale Prozesse der Buchführung, darunter insbesondere:

• Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nachträglich nicht gelöscht oder unkenntlich gemacht werden.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss in ihrem Ursprung und Ablauf nachvollziehbar dokumentiert sein.
• Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle müssen innerhalb einer angemessenen Frist aufgezeichnet werden (in der Regel zehn Tage).
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten müssen vollständig, korrekt und manipulationssicher gespeichert werden.
• Aufbewahrungspflicht: Belege, Buchungsunterlagen und digitale Dokumente müssen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden – revisionssicher und jederzeit verfügbar.

GoBD in der Praxis

Die GoBD betreffen sämtliche Prozesse rund um Rechnungen, Reisekosten, Kassenführung und digitale Belegarchivierung. Besonders relevant sind sie bei der Nutzung von Software zur digitalen Belegerfassung, wie z. B. mobilen Apps oder Cloud-Lösungen. Verstöße gegen die GoBD können im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Buchführung und damit zu steuerlichen Nachteilen führen.

GoBD-Konformität mit Spesenfuchs

Spesenfuchs unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD, indem Belege strukturiert erfasst und revisionssicher gespeichert werden. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Ablage steuerlich relevanter Informationen eine ordnungsgemäße Archivierung. Während nicht alle GoBD-Anforderungen technisch automatisiert überprüft werden können, erleichtert Spesenfuchs die organisatorische Umsetzung im Tagesgeschäft erheblich.

Rechtliche Grundlage

Die GoBD wurden zuletzt mit Schreiben des BMF vom 11. März 2024 aktualisiert. Die aktuelle Fassung finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen unter bmf.de.