Definition und Bedeutung
Ein Geschäftsessen im steuerlichen Sinne liegt vor, wenn eine Bewirtung im Rahmen beruflicher oder betrieblicher Aktivitäten stattfindet – etwa zur Pflege von Geschäftsbeziehungen, bei Kundenterminen oder Netzwerkveranstaltungen. Die dabei entstehenden Bewirtungskosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Es handelt sich um eine spezielle Form der Betriebsausgaben.
Abgrenzung: geschäftlich oder privat?
Wichtig ist die eindeutige Trennung zwischen beruflich veranlassten Bewirtungen und privaten Einladungen. Nur geschäftlich begründete Essen mit Geschäftspartnern, Kunden oder externen Personen sind steuerlich abzugsfähig. Interne Bewirtungen – etwa für Mitarbeiter – unterliegen gesonderten Regelungen. Auch reine Repräsentationsaufwendungen oder unangemessen hohe Ausgaben können vom Abzug ausgeschlossen sein.
Höhe der Abzugsfähigkeit
Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten sind in der Regel 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % gelten als nicht abziehbarer Anteil. Umsatzsteuerlich kann der volle Vorsteuerbetrag geltend gemacht werden, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Formale Anforderungen
Damit ein Geschäftsessen steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Nachweise erbracht werden. Dazu gehören ein maschineller Beleg mit Datum, Ort, Betrag und Umsatzsteuer sowie ein handschriftlich ergänzter Bewirtungsbeleg mit Angaben zu Anlass, Teilnehmern und Unterschrift des Gastgebers. Diese Angaben müssen zeitnah erfolgen und vollständig sein, um bei einer Prüfung Bestand zu haben.
Digitale Erfassung mit Spesenfuchs
Mit Spesenfuchs können Sie Bewirtungsbelege direkt digital erfassen, den Anlass und die Teilnehmer dokumentieren und alle Angaben GoBD-konform archivieren. Durch die strukturierte Erfassung ist sichergestellt, dass die formalen Voraussetzungen erfüllt werden. Die Daten können anschließend über Schnittstellen an Ihre Buchhaltung weitergegeben oder für die Steuerdokumentation exportiert werden.
Verwandte Themen
Weitere Informationen finden Sie auch in den Einträgen zu Bewirtungskosten, Betriebsausgabe und GoBD-Konformität.
Rechtliche Grundlage
Die steuerliche Behandlung von Geschäftsessen ist gesetzlich in § 4 Abs. 4 und § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG geregelt. Die allgemeinen Grundsätze zu Betriebsausgaben finden sich in Abs. 4, während Abs. 5 Nr. 2 speziell die Einschränkungen für Bewirtungskosten regelt. Die Anforderungen an die Belegführung ergeben sich aus BMF-Schreiben, insbesondere vom 30.06.2021. Eine aktuelle Fassung finden Sie über gesetze-im-internet.de.
