Definition und Bedeutung
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern den steuerpflichtigen Gewinn und gehören zu den grundlegenden Begriffen im Steuerrecht für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Betriebsausgaben werden in § 4 Abs. 4 EStG gesetzlich definiert.
Typische Betriebsausgaben
Zu den häufigsten Betriebsausgaben zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Büromaterial, Telefonkosten, Fortbildungen, Miete, Abschreibungen und externe Dienstleistungen. Auch Auslagen für Bewirtung, Reisekosten oder Software fallen darunter – sofern sie betrieblich veranlasst sind.
Abgrenzung zu privaten Kosten
Ausgaben sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie ausschließlich oder überwiegend betrieblich veranlasst sind. Private Aufwendungen dürfen nicht abgesetzt werden. Bei gemischter Nutzung (z. B. Telefon oder Fahrzeug) ist der betriebliche Anteil abzugrenzen und zu dokumentieren.
Nachweispflicht und Dokumentation
Für jede Betriebsausgabe ist ein Beleg erforderlich. Das Belegdatum bestimmt, in welchem Abrechnungszeitraum die Ausgabe berücksichtigt wird. Auch bei kleineren Beträgen ist eine nachvollziehbare Dokumentation notwendig – insbesondere bei einer Prüfung durch das Finanzamt oder den Steuerberater.
Funktion in Spesenfuchs
Spesenfuchs erfasst Betriebsausgaben automatisch im Zuge der Reisekostenerfassung. Dabei werden Pauschalen und Belege so dokumentiert, dass sie direkt in die Buchhaltung übergeben werden können – GoBD-konform und mit allen erforderlichen Angaben wie Belegdatum, Betrag, Empfänger und Zweck.
Typische Fehler
- Private Ausgaben werden versehentlich als Betriebsausgabe erfasst
- Belege fehlen oder sind nicht eindeutig zuordenbar
- Keine Aufteilung bei gemischt genutzten Ausgaben
