Definition und Bedeutung
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und damit zusammenhängende Nebenkosten, die anlässlich eines geschäftlichen Kontakts entstehen. Sie werden steuerlich berücksichtigt, wenn ein konkreter betrieblicher Anlass vorliegt – zum Beispiel ein Kundengespräch, ein geschäftliches Meeting oder eine betriebliche Veranstaltung.
Unterscheidung: geschäftlich vs. intern
Es wird unterschieden zwischen geschäftlicher Bewirtung von externen Personen und Bewirtung von Mitarbeitenden. Nur geschäftliche Bewirtungskosten sind zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig. Interne Bewirtungen – etwa bei Schulungen oder Teamevents – können unter bestimmten Voraussetzungen zu 100 % angesetzt werden, gelten aber als lohnsteuerpflichtiger Vorteil.
Bewirtungsbeleg und Nachweispflicht
Für die steuerliche Anerkennung ist ein formgerechter Bewirtungsbeleg erforderlich. Dieser muss neben dem Belegdatum auch den Ort, Anlass der Bewirtung, die Teilnehmenden sowie die Unterschrift des Bewirtenden enthalten. Die Rechnung muss zudem auf das Unternehmen ausgestellt und maschinell erstellt sein.
Bewirtungskosten im Ausland
Bei Auslandsreisen gelten dieselben Anforderungen. Die Angaben können in der jeweiligen Landessprache erfolgen. Auch hier muss die betriebliche Veranlassung klar dokumentiert sein.
Funktion in Spesenfuchs
In Spesenfuchs können Bewirtungskosten direkt einer Reise zugeordnet oder unabhängig erfasst werden. Die Erfassung erfolgt über ein eigenes Formular mit Pflichtfeldern für Anlass und Teilnehmende. Bei steuerlich relevanter Bewirtung wird automatisch der 70 %-Anteil berücksichtigt. Der Bewirtungsbeleg kann digital angehängt oder – falls gewünscht – direkt in Spesenfuchs erstellt werden.
Typische Fehler
- Fehlender oder unvollständiger Bewirtungsbeleg
- Privat veranlasste Mahlzeiten werden angesetzt
- Teilnehmende oder Anlass nicht dokumentiert
