Die Mitternachtsregel ist eine gesetzliche Vereinfachungsregel zur Bestimmung der Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Dienstreisen ohne Übernachtung im Inland. Sie legt fest, welchem Kalendertag eine Reisezeit zugeordnet wird, wenn sie sich über Mitternacht hinaus erstreckt.
Rechtlicher Hintergrund
Die Regelung basiert auf den § 9 EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten 2025. Die Mitternachtsregel dient dazu, Verpflegungspauschalen bei Reisetagen über Mitternacht einheitlich einem Kalendertag zuzuordnen.
Funktionsweise
Erstreckt sich eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit über mehrere Kalendertage ohne Übernachtung, wird die Verpflegungspauschale dem Kalendertag zugeordnet, an dem sich die reisende Person um 0:00 Uhr (Mitternacht) außerhalb ihrer Wohnung befindet. Diese Regelung sorgt für eine klare und einheitliche Zuordnung bei nächtlichen Dienstreisen.
Voraussetzung für die steuerfreie Zahlung einer Pauschale ist wie immer, dass die gesamte Abwesenheit mindestens acht Stunden beträgt.
Beispiel aus der Praxis
Ein Mitarbeiter beginnt eine Dienstreise am 10. Juli um 16:00 Uhr und kehrt am 11. Juli um 3:00 Uhr zurück. Die gesamte Abwesenheit beträgt 11 Stunden, sodass eine Verpflegungspauschale von 14 € angesetzt werden kann. Da sich der Mitarbeiter um 0:00 Uhr des 11. Juli noch auf Dienstreise befand, wird die Pauschale dem 11. Juli zugeordnet.
Mitternachtsregel in Spesenfuchs
Spesenfuchs berücksichtigt die Mitternachtsregel automatisch bei der Berechnung von Verpflegungspauschalen. Die Zuordnung der Pauschale erfolgt auf Basis der Abwesenheitszeiten – auch bei nächtlichen Fahrten oder unregelmäßigen Einsatzzeiten.
Weitere Hinweise
Die Mitternachtsregel gilt nur bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung. Sobald eine Übernachtung erfolgt, greifen die speziellen Regelungen für An- und Abreisetage, bei denen eine Pauschale von 14 € angesetzt werden kann – unabhängig von der Uhrzeit oder der Mitternachtsregel.
