Definition und Bedeutung
Als Dienstreise wird eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte bezeichnet. Sie liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger aus betrieblichen Gründen an einen anderen Ort reist, um dort vorübergehend tätig zu sein. Dienstreisen sind steuerlich relevant, da sie die Grundlage für die Abrechnung von Reisekosten bilden.
Voraussetzungen für eine steuerlich anerkannte Dienstreise
Damit eine Reise als Dienstreise gilt, muss sie durch berufliche Gründe veranlasst sein und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Bei Arbeitnehmern ist die erste Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag oder durch dauerhafte Zuordnung festgelegt. Bei Selbstständigen gilt in der Regel der Betriebssitz als Bezugspunkt. Entscheidend ist, dass der Zweck der Reise ausschließlich beruflich ist.
Unterschied zur Auswärtstätigkeit
Im steuerlichen Kontext wird der Begriff Auswärtstätigkeit verwendet, der Dienstreisen einschließt. Jede Dienstreise ist somit eine Auswärtstätigkeit, aber nicht jede Auswärtstätigkeit wird im Alltag als Dienstreise bezeichnet. Für die steuerliche Abrechnung kommt es jedoch ausschließlich auf die Kriterien der Auswärtstätigkeit an.
Erstattungsfähige Reisekosten
Zu den typischen Reisekosten gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Letzterer kann pauschal geltend gemacht werden, zum Beispiel mit 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Bei Angestellten können die Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder alternativ als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Selbstständige erfassen sie als Betriebsausgaben.
Nachweis und Dokumentation
Für die steuerliche Anerkennung ist eine lückenlose Dokumentation erforderlich. Dazu zählen Reisedatum, Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr, Ziel, Anlass und Dauer der Reise sowie alle zugehörigen Belege. Mit Spesenfuchs können Sie diese Angaben digital erfassen, automatisch Pauschalen anwenden und die Daten direkt in Ihre Buchhaltung über einen DATEV-Export oder die Nutzung der diversen Exportschnittstellen überführen.
Rechtliche Grundlagen
Die Behandlung von Dienstreisen ist insbesondere in § 9 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Darüber hinaus geben BMF-Schreiben konkrete Hinweise zur Auslegung der Regelungen. Eine aktuelle Gesetzesfassung finden Sie auf gesetze-im-internet.de.
