Frühstück

Definition und Bedeutung

Das Frühstück ist bei Geschäftsreisen ein Teil der Verpflegung und wird steuerlich relevant, wenn es vom Arbeitgeber bezahlt oder im Hotelpreis enthalten ist. In der Reisekostenabrechnung spielt es eine zentrale Rolle beim Verpflegungsmehraufwand, da es zu einem Pflichtabzug bei der Pauschale führt.

Abzug vom Verpflegungsmehraufwand

Wird dem Reisenden ein Frühstück gestellt, etwa im Hotel oder durch den Arbeitgeber, muss der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden. Der Abzug beträgt pauschal 20 % des geltenden Verpflegungssatzes für einen vollen Kalendertag – im Inland sind das 5,60 €. Diese Kürzung gilt unabhängig davon, wie hochwertig oder umfangreich das Frühstück ist.

Frühstück im Hotelpreis

Ist das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten (z. B. „inkl. Frühstück“ auf der Rechnung), gilt es steuerlich als gestellte Mahlzeit und muss ebenfalls zum Pauschalwert abgezogen werden. In Spesenabrechnungstools wie Spesenfuchs erfolgt dieser Abzug automatisiert, sobald ein Häkchen bei „Frühstück enthalten“ gesetzt wird.

Steuerfreie Arbeitgebererstattung

Stellt der Arbeitgeber das Frühstück zur Verfügung oder übernimmt die Kosten, ist diese Mahlzeit nur bis zur Höhe des amtlichen Sachbezugswertes steuerfrei. Wird stattdessen die volle Hotelrechnung inklusive Frühstück übernommen, kann dies zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen – es sei denn, der Betrag liegt unter dem Sachbezugswert. Für 2025 beträgt dieser voraussichtlich 2,17 € pro Frühstück.

Bewirtung oder Verpflegung?

Ein gemeinsames Frühstück mit Geschäftspartnern ist nicht Teil des Verpflegungsmehraufwands, sondern zählt zu den Bewirtungskosten – vorausgesetzt, es dient geschäftlichen Zwecken. Hier ist eine ordnungsgemäße Belegdokumentation mit Anlass und Teilnehmern erforderlich. Wird ein Mitarbeiter zum Frühstück eingeladen, liegt hingegen Verpflegung vor, die pauschal zu kürzen ist.

Frühstück bei Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen gelten ebenfalls 20 % Abzug, jedoch auf Grundlage der höheren Auslandspauschale des betreffenden Landes. Tools wie Spesenfuchs berücksichtigen diese automatisch. Der Arbeitgeber kann alternativ auch ein Frühstück pauschal mit dem Sachbezugswert versteuern.