Die Auslandsverpflegungspauschale ist ein steuerlich festgelegter Pauschbetrag für zusätzliche Verpflegungskosten, die bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auslandsreisen entstehen. Sie dient dazu, den Mehraufwand für Essen und Getränke pauschal auszugleichen, ohne dass einzelne Verpflegungsausgaben nachgewiesen werden müssen.
Die Höhe der Auslandsverpflegungspauschale ist nicht einheitlich, sondern richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland und teilweise auch nach einzelnen Regionen. Die Pauschbeträge werden regelmäßig durch das Bundesministerium der Finanzen festgelegt und angepasst.
Voraussetzungen für die Anwendung
Die Auslandsverpflegungspauschale kann angesetzt werden, wenn eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreise vorliegt und der Reisende von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Voraussetzung ist eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden oder eine mehrtägige Auslandsreise mit Übernachtung. Maßgeblich ist dabei der Aufenthaltsort, der um 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
Höhe der Auslandsverpflegungspauschalen
Die Auslandsverpflegungspauschalen unterscheiden sich je nach Land deutlich. Für volle Kalendertage sowie für An- und Abreisetage gelten jeweils unterschiedliche Pauschbeträge.
Bei Reisen durch mehrere Länder kann es innerhalb einer Reise erforderlich sein, verschiedene Pauschalen anzuwenden. Entscheidend ist jeweils der tatsächliche Aufenthaltsort zum maßgeblichen Zeitpunkt.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Werden dem Reisenden während der Auslandsreise Mahlzeiten gestellt, etwa durch das Hotel oder im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, ist die Auslandsverpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.
Die Kürzung erfolgt pauschal und unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit. Grundlage hierfür sind feste Prozentsätze der jeweiligen Auslandspauschale. Weitere Einzelheiten finden Sie im Lexikon unter Frühstück.
Steuerliche Behandlung
Die Auslandsverpflegungspauschale kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Alternativ kann sie vom Arbeitnehmer als Werbungskosten oder vom Unternehmen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Eine gleichzeitige Berücksichtigung der Pauschale und tatsächlicher Verpflegungskosten ist steuerlich nicht zulässig.
Auslandsverpflegungspauschale in der Praxis
In der Praxis stellt insbesondere die korrekte Zuordnung der passenden Pauschale eine Herausforderung dar, vor allem bei mehrtägigen Reisen, Länderwechseln oder komplexen Reiseverläufen.
Digitale Reisekostenlösungen wie Spesenfuchs unterstützen Sie dabei, die jeweils gültigen Auslandsverpflegungspauschalen korrekt zu berücksichtigen, Abwesenheitszeiten sauber zu erfassen und Kürzungen transparent abzubilden.
Weiterführende Informationen
BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026 (amtliche Pauschbetragsliste)
Einkommensteuergesetz § 9 – Werbungskosten
Verpflegungsmehraufwand – Wikipedia