Abwesenheitszeiten bezeichnen im beruflichen Kontext jene Zeiträume, in denen eine Person nicht an ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder dem Wohnsitz arbeitet, sondern außerhalb davon unterwegs ist – zum Beispiel auf Dienstreise, bei Kundenterminen oder auf Schulungen. Diese Zeiträume sind entscheidend für die Reisekostenabrechnung und die Ermittlung des steuerlich anerkannten Verpflegungsmehraufwands.

Typische Gründe für Abwesenheitszeiten:

• Außendienst- und Kundeneinsätze
• Dienstreisen, Messen und Weiterbildungen
• Tätigkeiten an wechselnden Einsatzorten

Abwesenheitszeiten im Steuerrecht
Für die steuerliche Bewertung gelten folgende Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen (Stand 2025):

Die Abwesenheit muss beruflich veranlasst sein. Eine pauschale Erstattung ist nur dann möglich, wenn keine Mahlzeiten gestellt wurden oder die entsprechenden Kürzungen vorgenommen werden.

Relevanz für Unternehmen, Selbstständige und Buchhaltung
Abwesenheitszeiten sind relevant für:

• Verpflegungspauschalen (Spesen)
• Übernachtungspauschalen oder -belege
• Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt oder der Betriebsprüfung

Für Selbstständige dienen sie zur Trennung von betrieblichen und privaten Reisen, für Unternehmen zur steuerfreien Kostenerstattung gegenüber Mitarbeitenden.

Funktion in Spesenfuchs
Spesenfuchs nutzt Abwesenheitszeiten als zentrales Element in der Reisekostenabrechnung:

• Berechnung von Verpflegungspauschalen basierend auf Start- und Endzeit
• Berücksichtigung mehrtägiger Reisen mit An- und Abreisetagen
• GoBD-konforme Dokumentation zur Übergabe an Steuerberatung oder Buchhaltung

Abwesenheitszeiten werden manuell erfasst. Eine automatische Übernahme aus Kalendern oder Apps ist derzeit nicht vorgesehen.

Typische Fehler

• Falsche Uhrzeitangaben bei Beginn oder Ende
• Anreisetage ohne Übernachtung falsch eingeordnet
• Fehlende oder fehlerhafte Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
• Unzureichende Dokumentation bei steuerlicher Prüfung

Externe Quellen und weiterführende Informationen

• LStH 2025 – Anhang 25 III: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
• lexoffice: Reisekosten und Spesen