Die Zahlungsmethode bezeichnet die Art und Weise, wie eine geschäftliche Ausgabe oder ein privater Aufwand beglichen wurde – etwa bar, per Kreditkarte, Überweisung oder über ein digitales Zahlungssystem. Für die ordnungsgemäße Belegerfassung im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist die Angabe der Zahlungsmethode ein wichtiger Bestandteil.
Relevanz der Zahlungsmethode in der Buchhaltung
Die gewählte Zahlungsmethode kann Auswirkungen auf die buchhalterische Behandlung einer Ausgabe haben. So muss bei einer Barzahlung in der Regel ein anderer Buchungsweg gewählt werden als bei einer Zahlung mit der Firmenkreditkarte.
Zahlungsmethoden in digitalen Tools wie Spesenfuchs
In modernen Softwarelösungen wie Spesenfuchs können Sie die Zahlungsmethode beim Erfassen eines Belegs gezielt auswählen. Dies erleichtert die spätere Kontierung und ermöglicht eine automatische Weiterleitung der Daten an die Buchhaltung oder ein angebundenes System wie DATEV. Besonders bei gemischten Zahlungsarten – etwa bei privaten Auslagen, die später erstattet werden sollen – ist eine klare Dokumentation entscheidend.
Typische Zahlungsmethoden im Überblick
- Barzahlung
- EC-/Kreditkartenzahlung (geschäftlich oder privat)
- Überweisung (z. B. bei Hotelbuchung)
- PayPal, Apple Pay, Google Pay
Besonderheiten bei privaten Auslagen
Wenn Mitarbeitende Ausgaben zunächst privat begleichen und anschließend zur Erstattung einreichen, muss die Zahlungsmethode entsprechend gekennzeichnet sein. Nur so ist für das Unternehmen und das Finanzamt nachvollziehbar, ob eine Ausgabe erstattet werden darf. Spesenfuchs unterstützt diesen Prozess mit einem klaren Genehmigungsworkflow und der Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungsmitteln.
Fazit
Die korrekte Erfassung der Zahlungsmethode trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Spesen bei. Sie ist ein zentrales Element einer ordnungsgemäßen Reisekosten- und Ausgabenabrechnung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Buchhaltung und Steuerberatung.
