Definition und Bedeutung
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung durch Software ermöglicht. Sie unterscheidet sich damit grundlegend von einer einfachen PDF-Rechnung, da sie maschinenlesbare Daten enthält. Ziel der E-Rechnung ist es, Rechnungsprozesse effizienter, sicherer und medienbruchfrei zu gestalten – sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor.
Rechtliche Anforderungen
Die Einführung der E-Rechnung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. In Deutschland ist diese Vorgabe durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) sowie landesspezifische Regelungen umgesetzt. Bereits seit 2020 sind Unternehmen verpflichtet, bei öffentlichen Aufträgen Rechnungen elektronisch im vorgeschriebenen Format zu stellen (B2G: Business-to-Government). Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) eingeführt, zunächst mit Annahmeverpflichtung und später voraussichtlich auch mit Versandpflicht. Damit verändert sich die gesamte Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland sind insbesondere zwei E-Rechnungsformate zulässig: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format, das alle Pflichtangaben enthält und insbesondere für Rechnungen an öffentliche Stellen verbindlich vorgeschrieben ist. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die sowohl Mensch als auch Maschine gerecht werden wollen. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der GoBD und ermöglichen die automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Unterschied zur PDF-Rechnung
Eine einfache PDF-Rechnung wird häufig fälschlich als E-Rechnung bezeichnet. Tatsächlich fehlt ihr jedoch die maschinenlesbare Struktur, sodass sie nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann. PDF-Rechnungen müssen in der Regel manuell geprüft, erfasst und abgelegt werden. E-Rechnungen dagegen reduzieren Fehlerquellen, beschleunigen Prüfprozesse und sind besser für digitale Archivierung und steuerliche Nachweise geeignet.
Einführung in der Praxis
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt organisatorische und technische Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen geeignete Softwarelösungen einführen, ihre Prozesse anpassen und Mitarbeitende schulen. Zudem muss sichergestellt sein, dass die verwendeten Formate den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und GoBD-konform archiviert werden. Besonders kleinere Unternehmen und Selbstständige stehen hier vor der Aufgabe, praktikable und bezahlbare Lösungen zu finden. Viele ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen mittlerweile den Empfang und Versand von E-Rechnungen standardmäßig.
Integration mit Spesenfuchs
Mit Spesenfuchs können Sie Belege digital erfassen, strukturiert ablegen und zur Weiterverarbeitung exportieren – etwa für den DATEV-Export oder andere Schnittstellen der Buchhaltung. Während Spesenfuchs derzeit keine E-Rechnung im engeren technischen Sinne generiert, können die erfassten Daten als Grundlage für E-Rechnungen dienen oder in bestehende Systeme überführt werden. Damit unterstützt Spesenfuchs die nahtlose Integration in moderne, digitale Rechnungsworkflows.
Weitere Informationen
Eine praxisnahe Gegenüberstellung der gängigen Formate finden Sie im Beitrag E-Rechnungsformate im Vergleich auf dem Spesenfuchs-Blog. Dort erfahren Sie auch, wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen auswählen können.
