Definition und Bedeutung
Das Belegdatum ist das Ausstellungsdatum eines Belegs oder einer Rechnung. Es kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem die Ausgabe oder Zahlung stattgefunden hat, und ist in der Buchhaltung entscheidend für die zeitliche Zuordnung einer betrieblichen Ausgabe oder Einnahme.
Relevanz in der Buchhaltung
In der ordnungsgemäßen Buchführung gemäß GoBD ist das Belegdatum relevant für die korrekte Verbuchung im passenden Abrechnungszeitraum. Das Datum entscheidet darüber, in welchem Monat die Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden kann – insbesondere bei Vorsteuerabzug oder bei der Abgrenzung zum Jahreswechsel.
Belegdatum vs. Buchungsdatum
Das Belegdatum ist vom Buchungsdatum zu unterscheiden. Während das Belegdatum das tatsächliche Ausgabedatum darstellt, bezeichnet das Buchungsdatum den Tag, an dem der Beleg im System erfasst wurde. Für steuerliche Zwecke zählt in der Regel das Belegdatum.
Funktion in Spesenfuchs
In Spesenfuchs wird das Belegdatum bei der Erfassung von Ausgaben, Reisekosten oder Bewirtungskosten standardmäßig abgefragt. Es dient der korrekten Zuordnung im Export sowie der chronologischen Dokumentation gegenüber der Buchhaltung oder dem Steuerberater.
Typische Fehler
- Belege werden mit falschem Datum eingetragen
- Belegdatum fehlt oder ist unleserlich
- Unterschiedliche Datumsangaben auf Rechnung und Zahlungsbeleg
