Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn eine berufliche oder betriebliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. Sie ist ein zentraler Begriff im Reisekostenrecht und bildet die Grundlage für den Ansatz von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.
Die Auswärtstätigkeit ersetzt seit der steuerlichen Neuregelung den früher verwendeten Begriff der Dienstreise und ist unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Inland oder im Ausland ausgeübt wird.
Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?
Eine Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. Dies kann beispielsweise bei Kundenbesuchen, Montageeinsätzen, Schulungen, Messen oder Projektarbeit an wechselnden Einsatzorten der Fall sein.
Auch Tätigkeiten außerhalb der Wohnung, aber ohne feste erste Tätigkeitsstätte, können als Auswärtstätigkeit gelten.
Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte
Die Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeit und erster Tätigkeitsstätte ist steuerlich entscheidend. Während bei einer Auswärtstätigkeit Reisekosten geltend gemacht werden können, sind bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte lediglich die Entfernungspauschale ansetzbar.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Lexikon unter Erste Tätigkeitsstätte.
Reisekosten bei einer Auswärtstätigkeit
Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können verschiedene Reisekosten berücksichtigt werden. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Nebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen.
Voraussetzung für den Ansatz von Verpflegungspauschalen ist eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung. Weitere Details finden Sie im Lexikon unter Verpflegungsmehraufwand.
Steuerliche Behandlung
Reisekosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für Selbstständige und Unternehmen stellen sie Betriebsausgaben dar.
Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist eine ordnungsgemäße Dokumentation der Auswärtstätigkeit, insbesondere Angaben zu Anlass, Dauer, Einsatzort und entstandenen Kosten.
Auswärtstätigkeit in der Praxis
In der Praxis ist die korrekte Erfassung von Auswärtstätigkeiten entscheidend für eine fehlerfreie Reisekostenabrechnung. Unklare Einsatzorte oder unvollständige Angaben führen häufig zu Rückfragen oder steuerlichen Korrekturen.
Digitale Reisekostenlösungen wie Spesenfuchs unterstützen Sie dabei, Auswärtstätigkeiten strukturiert zu erfassen, Abwesenheitszeiten korrekt zu dokumentieren und die relevanten Reisekosten automatisiert zu berücksichtigen.
Weiterführende Informationen
Einkommensteuergesetz § 9 – Werbungskosten
Finanzverwaltung NRW – Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten