Definition und Bedeutung
Die Abrechnungsfrist bezeichnet den Zeitraum, innerhalb dessen eine Reisekostenabrechnung oder ein Spesenantrag nach Abschluss der Reise oder des Geschäftsvorfalls eingereicht werden sollte. Sie dient der organisatorischen und steuerlichen Absicherung und wird meist unternehmensintern festgelegt. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, jedoch ergeben sich aus steuerlichen und buchhalterischen Vorgaben sinnvolle Rahmenbedingungen.
Typische Fristregelungen
In der Praxis setzen Unternehmen häufig Fristen von 7 bis 30 Tagen nach Reiseende, um eine zeitnahe Abrechnung und eine ordnungsgemäße Erfassung im aktuellen Abrechnungszeitraum zu gewährleisten. Wird die Frist überschritten, kann es zu steuerlichen Nachteilen oder einer Ablehnung der Erstattung kommen – insbesondere bei verspäteter Einreichung am Jahresende.
Steuerlicher Hintergrund
Zwar schreibt das Einkommensteuergesetz (§ 11 EStG) keine konkrete Abrechnungsfrist vor, jedoch müssen beruflich veranlasste Aufwendungen grundsätzlich im Jahr ihrer wirtschaftlichen Veranlassung erfasst werden. Für die Abzugsfähigkeit als Werbungskosten oder Betriebsausgabe ist eine zeitnahe Abrechnung entscheidend. Auch im Rahmen der GoBD wird eine fortlaufende und zeitgerechte Erfassung verlangt.
Relevanz für Unternehmen und Selbstständige
Für Unternehmen ist eine verbindliche Abrechnungsfrist Bestandteil der internen Richtlinien und hilft dabei, Prozesse zu standardisieren und steuerlich korrekt zu handeln. Für Selbstständige gilt der Grundsatz: Belege und Reisekosten sollten möglichst im selben Jahr verbucht werden, um steuerlich anerkannt zu bleiben. Die Einhaltung einer unternehmensinternen Frist vereinfacht zudem die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater.
Funktion in Spesenfuchs
Spesenfuchs zeigt an, welche Reisen oder Auswärtstätigkeiten noch nicht abgerechnet wurden und unterstützt Nutzerinnen und Nutzer dabei, ihre Reisekosten vollständig zu erfassen.
Typische Fehler
- Belege werden verspätet eingereicht und können steuerlich nicht mehr berücksichtigt werden
- Abrechnungen werden im Folgejahr erstellt, obwohl sie ins Vorjahr gehören
- Keine klare Regelung im Unternehmen → Unsicherheit und Inkonsistenzen
